Trong thế giới ngày nay, công nghệ hoá đang bắt đầu thống trị trong nghiệp vụ quản lý, đặc biệt là khi nói đến ngành du lịch và khách sạn. Tuy nhiên, đối với những nhóm khách sạn vừa và nhỏ, khi bắt đầu nghĩ đến việc sử dụng công nghệ để vận hành cơ sở kinh doanh, còn rất nhiều nơi cảm thấy vô cùng e ngại. Thay vào đó, họ sử dụng các phương pháp thủ công quen thuộc.

Câu chuyện của Happy Day Hotel

Có rất nhiều khách sạn vừa và nhỏ ngày nay đã cố gắng vượt qua rào cản thay đổi đó và áp dụng thành công trong quản lý và vận hành khách sạn. Happy Day Hotel & Spa là một ví dụ điển hình cho thấy câu chuyện công nghệ hoá trong quản lý khách sạn vừa và nhỏ đã không còn là một điều xa vời.

Khách sạn thuận lợi khi sở hữu một vị trí ngay tại trung tâm thành phố, tọa lạc ngay tại trên đường Bạch Đằng – một trong những tuyến đường đẹp nhất tại Đà Nẵng. Khách sạn còn sở hữu mội vị thế với view hướng nhìn về phía Sông Hàn thơ mộng, thoáng đãng.

Không những thế, khách sạn còn được thiết kế với không gian hơn 50 phòng nghỉ với cơ sở vật chất hiện đại, sang trọng thu hút khá nhiều khách lựa chọn dừng chân khi đến du lịch tại Đà Nẵng.

Mong muốn xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp, hiệu quả

Những ngày đầu tiên Happy Day Hotel & Spa tiếp cận với Blue Jay, khách sạn mong muốn xây dựng thương hiệu khách sạn với một website khách sạn có giao diện chuyên nghiệp, là sản phẩm Hotel Website Builder.

Một website chuẩn mang đến phong cách hiện đại và đáng tin cậy cho khách sạn. Phía Blue Jay PMS cung cấp các mẫu giao diện đều được thiết kế đẹp mắt, tỉ mỉ và đặc biệt xây dựng tính đặc trưng cho lĩnh vực khách sạn. Giao diện đáp ứng hiển thị tối ưu trên mọi thiết bị.

Hơn thế nữa, việc tương tác với khách hàng bằng Chatbox, Fanpage rất dễ dàng. Khách truy cập vào website sẽ ngay lập tức thấy được các chương trình khuyến mãi đầy hấp dẫn.

Tăng đặt phòng trực tiếp bằng Booking Engine

Sau khi cảm thấy vô cùng hài lòng với dịch vụ Website Builder, Happy Day Hotel quyết định cài đặt Booking Engine vào website khách sạn để gia tăng đặt phòng trực tiếp và giúp khách sạn cung cấp dịch vụ có tính tương tác , kết nối với khách đặt phòng nhiều hơn.

Hệ thống Booking Engine của Blue Jay nằm trên nền tảng điện toán đám mây. Khách chỉ cần thao tác thực hiện đặt phòng ngay trên website khách sạn chỉ với 3 bước đơn giản.  Khách có thể thực hiện đặt nhiều loại phòng ngay trên một lượt booking, xử lý thanh toán và bảo mật cao với Credit Card.

Công cụ đặt phòng được trang bị lựa chọn đa dạng các loại tiền tệ và đa ngôn ngữ để không có rào cản đối với khách nước ngoài đặt phòng. Công cụ đặt phòng cũng tạo báo cáo hiệu suất và cho phép khách sạn tạo kết nối cá nhân với khách hàng.

Sự kết hợp của Website Builder và Booking Engine đã giúp cho khách sạn có tỉ lệ đặt phòng trực tiếp chiếm ưu thế, giúp tăng doanh thu đáng kể do không phải trả thêm bất kỳ chi phí hoa hồng nào cho bên thứ ba với kênh đặt phòng này.

Công nghệ hóa toàn diện bằng Hệ thống PMS tích hợp

Sau một thời gian tìm hiểu kỹ hơn hoạt động của khách sạn Happy Day Hotel & Spa, Blue Jay giới thiệu giải pháp quản lý khách sạn PMS để có thể quản lý tất cả các hoạt động khách sạn một cách toàn diện nhất.

Happy Day Hotel & Spa là một trong những đơn vị đầu tiên sử dụng giải pháp quản lý "tất cả trong một" Blue Jay PMS. Chính vì thế trong quá trình sử dụng, Happy Day & Spa cũng đã hỗ trợ đóng góp rất nhiều ý kiến giúp dịch vụ của Blue Jay PMS ngày càng hoàn thiện, có thể kể đến một số tính năng tiêu biểu như: báo cáo doanh thu tổng hợp giúp khách sạn theo dõi doanh thu, lợi nhuận chặt chẽ; báo cáo cách đặt phòng bất thường về chênh lệch giá hoặc thời gian lưu trú.

Nhờ vào nền tảng Cloud – điện toán đám mây, đặt phòng từ Booking Engine được đồng bộ ngay lập tức với hệ thống Blue Jay PMS. Từ đó, khách sạn có thể quản lý một cách tập trung, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc quản lý các kênh rời rạc như trước đây. Kết hợp với Booking Engine, đặt phòng từ OTA cũng được đồng bộ một cách tự động. Công suất, trạng thái phòng được đồng bộ ngay lập tức, các chương trình khuyến mãi cũng được tạo ra một cách linh hoạt.

Với các kênh OTAs, thay vì phải đăng nhập vào từng tài khoản extranet thì giờ đây, khách sạn chỉ cần sử dụng duy nhất trên hệ thống đã tích hợp sẵn của Blue Jay PMS.

Trước đây, việc quản lý đặt phòng do chủ khách sạn là chị Thanh Hoà đứng ra xử lý, nhưng hiện tại, chị đã có thể giao phó cho nhân viên để có thời gian chăm lo cho gia đình. Chị Hoà chia sẻ, "Blue Jay PMS với nền tảng quản lý khách sạn tích hợp phân phối OTAs và khả năng đồng bộ Booking Engine, CMs; tối ưu sử dụng cho nhiều phân hệ Lễ Tân, Kinh doanh, Kế toán… đã hỗ trợ, thúc đẩy kinh doanh, quản lý hiệu quả hơn cho Happy Day Hotel & Spa trong gần thời gian qua".

Tận dụng sức mạnh của dữ liệu

Với hệ thống cũ trước kia, dữ liệu khách sạn bị rời rạc, thất lạc, vô nghĩa. Sau khi sử dụng giải pháp quản lý toàn diện Blue Jay PMS, tất cả dữ liệu đều lưu trữ về cùng 1 hệ thống. Chủ quản lý dễ dàng quan sát toàn cảnh khách sạn: từ hiệu suất phòng, thu – chi – công nợ, doanh thu – chi phí, dự báo doanh thu… hoạt động hàng ngày của từng nhân viên và hàng trăm thông tin khác.

Từ đó, Happy Day Hotel & Spa có những chiến lược phù hợp để gia tăng lợi nhuận, không còn vấn đề thất thoát doanh thu. Các báo cáo hằng ngày, hằng tháng, hằng quý cũng được xử lý nhanh chóng chỉ sau vài cú click.

Duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả trong khủng hoảng Covid

Chính nhờ những nỗ lực công nghệ hoá trong quản lý khách sạn ngay từ ban đầu, nên ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng covid 2020 – 2021 mà Happy Day Hotel & Spa vẫn có thể duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Trong giai đoạn bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, những khách đã đặt phòng theo kế hoạch du lịch từ trước buộc phải hủy bỏ hoặc thay đổi lịch trình của mình. Các khách sạn vì thế mà nhận được lượng booking hủy (cancel) và chỉnh sửa (modify) hằng ngày tăng đột biến cùng với một số đặt phòng mới cho tương lai xa.

Với Happy Day Hotel, trong thời gian giãn cách, nhân viên không thể có mặt tại khách sạn, bằng việc sử dụng giải pháp đồng bộ quản lý toàn diện, sự hiện diện của hệ thống sẽ thay thế những người nhân viên kinh doanh, nhân viên lễ tân làm việc một cách âm thầm, tự động và hiệu quả, bất chấp sự gián đoạn đang xảy ra vì dịch Covid.

Chị Hoà cũng như đội ngũ nhân viên cảm thấy vô cùng hài lòng với giải pháp quản lý khách sạn toàn diện của Blue Jay PMS.