Giải pháp chuyển đổi số quản lý khách sạn cho giai đoạn phục hồi

Đối với việc quản lý khách sạn, chuyển đổi số là “con đường” ngắn nhất trong quá trình hồi phục kinh doanh sau dịch bệnh. Bài viết “Giải pháp chuyển đổi số quản lý khách sạn cho giai đoạn phục hồi” sẽ nêu ra các lý do vì sao doanh nghiệp kinh doanh khách sạn cần áp dụng công nghệ trong việc quản lý.

Xu hướng chuyển đổi số trong quản lý khách sạn

Xu hướng chuyển đổi số trong quản lý khách sạn đang trở thành vấn đề chiến lược, gần 90% doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi số. Hơn 30% lãnh đạo các doanh nghiệp cho rằng chuyển đổi số đóng vai trò sống còn của doanh nghiệp. Ngoài vai trò, việc cần thiết hiện nay mà doanh nghiệp nói chung hay kinh doanh khách sạn nói riêng cần phải chuyển đổi số – ứng dụng công nghệ trong quản lý khách sạn còn do những yếu tố sau.

Tổn thất do dịch bệnh gây ra đối với kinh doanh khách sạn

Ngành kinh doanh khách sạn đã chịu nhiều tổn thất nặng nề do dịch bệnh gây ra. Theo Báo cáo du lịch vào cuối năm 2020 của Tổng Cục Thống kê, dịch Covid-19 đã làm sụt giảm lượng khách quốc tế đến Việt Nam, do lệnh hạn chế di chuyển nên lượt khách du lịch nội địa giảm mạnh, tổng doanh thu cho ngành du lịch giảm hơn 50% so với 2019, hầu hết các cơ sở lưu trú bị đóng cửa.

Trước bối cảnh còn nhiều khó khăn, dịch bệnh chưa có nhiều chuyển biến tích cực, vì vậy để ứng phó, người làm du lịch, khách sạn cần nỗ lực, thích nghi để vượt qua khó khăn. Các giải pháp cũng cần thay đổi cho phù hợp với bối cảnh thực tế, tóm lại hành động và đổi mới là việc làm cần thiết ngay lúc này.

Hành vi của khách du lịch thay đổi sau dịch Covid-19

Đã có nhiều nghiên cứu, khảo sát tại các nước có tình hình phục hồi sau dịch Covid-19 sớm nhất. Các cuộc khảo sát đã nêu ra xu hướng của khách du lịch sau khi dịch bệnh kết thúc cho thấy những xu hướng của khách du lịch có thay đổi.

• Khách hàng quan tâm việc tuân thủ thực hiện các biện pháp phòng, chống dịch. Vệ sinh an toàn trong nơi lưu trú là một trong những ưu tiên hàng đầu để khách sạn có thể mở cửa đón khách trở lại.
• Mọi người đi du lịch kết hợp làm việc, do xu hướng làm việc từ xa nên mọi người có thể chủ động làm việc ở bất cứ đâu. Họ có thể vừa làm việc vừa kết hợp đi du lịch.
• Khách lưu trú có xu hướng lưu trú tại một chỗ nghỉ dài ngày hơn, thời gian kỳ nghỉ của khách du lịch sẽ kéo dài hơn so với khi trước xảy ra dịch Covid-19 do sự phức tạp của dịch bệnh.
• Tăng cường áp dụng công nghệ hạn chế tiếp xúc trực tiếp như là hạn chế thanh toán trực tiếp thay vào đó thanh toán bằng mã QR, hay thanh toán qua app, thanh toán trực tuyến…
• Mọi người có thể chọn địa điểm đi du lịch xa hơn hay đến những vùng ngoại ô ít dân cư.
• Khách hàng tin rằng dịch bệnh sẽ chấm dứt trong năm sau, do đó nhiều khách sạn vẫn nhận được các booking đặt trước, cần xây dựng chính sách hoàn, huỷ linh hoạt để khách hàng cảm thấy thoải mái nhưng vẫn rất yên tâm về đặt phòng của mình.

Khi xu hướng của khách du lịch thay đổi, khách sạn cần có đầy đủ thông tin về khách hàng, về sản phẩm dịch vụ; thì việc hoạch định chiến lược, đưa ra các giải pháp tính toán dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu khách hàng một cách khoa học thì mới đáp ứng được nhu cầu của khách.

Vì vậy, người quản lý khách sạn cần phải nắm bắt xu hướng, ứng dụng công nghệ trong quản lý kinh doanh khách sạn để tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, chăm sóc khách hàng tốt hơn, giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả kinh doanh.

Những lợi ích chuyển đổi số – ứng dụng giải pháp công nghệ trong quản lý khách sạn

Quản lý công việc từ xa

Có thể thấy thông qua một chiếc máy tính hay một thiết bị smartphone bạn đã có thể theo dõi và giải quyết được công việc của mình một cách nhanh chóng, đồng thời các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên dù không có mặt trực tiếp tại văn phòng.

Đối với ngành khách sạn cũng chịu nhiều tác động bởi dịch bệnh gây ra, nhưng khi khách sạn áp dụng chuyển đổi số giúp cho khách sạn vận hành trong mùa dịch, nhân viên có thể làm việc được từ xa.

Tiết kiệm chi phí quản lý

Khi áp dụng công nghệ vào việc quản lý, người quản lý khách sạn không còn phải đau đầu tính toán các vấn đề tuyển dụng nhân sự. Công nghệ ngày càng phát triển và có thể thay thế vị trí con người trong một số công việc nhất định.

Tăng doanh thu

Thay vì phải tốn nhiều chi phí cho Marketing truyền thống, chuyển đổi số giúp tương tác, chăm sóc khách hàng từ xa, khách hàng trên khắp mọi nơi có thể tìm thấy thông tin khách sạn của bạn từ đó thương hiệu khách sạn được nhiều người biết đến. Khi việc tiếp cận khách hàng trở nên dễ dàng hơn thì khách sạn nhanh chóng đạt được doanh thu.

Dữ liệu khách hàng

Khi áp dụng công nghệ vào việc quản lý kinh doanh sẽ giúp khách sạn hiểu rõ được khách hàng hơn, giúp cá nhân hóa các gói dịch vụ, tạo ra các ưu đãi dựa trên các sở thích của khách hàng tốt hơn; đồng thời quy trình làm việc cũng đạt hiệu suất cao, làm nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách sạn, từ đó tạo ra thiện cảm và và khách hàng sẽ quay trở lại.

Làm thế nào để chuyển đổi số cho doanh nghiệp khách sạn?

Có nhiều cách để chuyển đổi số hay ứng dụng công nghệ vào quản lý khách sạn, các loại hình kinh doanh cơ sở lưu trú như: các khách sạn vừa và nhỏ, homestay, villa… lựa chọn chuyển đổi số bằng sử dụng các nền tảng, dịch vụ hay phần mềm quản lý có sẵn sẽ tối ưu hơn cả. Bởi vì trên thị trường hiện nay, có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, họ sẽ tư vấn cho khách sạn về các giải pháp nào thích hợp với hoạt động kinh doanh và phù hợp với quy mô. Những sản phẩm phần mềm này đã được thiết kế để phục vụ và hỗ trợ được tất cả vấn đề của việc kinh doanh khách sạn.

Tuy nhiên, để sử dụng, vận hành các phần mềm được viết sẵn, người chủ quản lý khách sạn phải có sự đầu tư về thời gian, tiền bạc. Người quản lý phải tự dùng sản phẩm, trải nghiệm sản phẩm để có thể hướng dẫn cho nhân viên. Khi thực sự trải nghiệm thì người quản lý mới tìm ra được ưu điểm của phần mềm quản lý để ứng dụng cho khách sạn của mình.

Đối với người quản lý khách sạn khái niệm Hệ thống quản lý khách sạn (PMS) không còn xa lạ. Nhưng hệ thống quản lý khách sạn tất cả trong một (All in one) có thể chưa nhiều người biết đến. Đây không chỉ là một công cụ mà được xem như một giải pháp, giúp khách sạn vừa và nhỏ có thể điều hành hiệu quả trong việc quản lý khách sạn của mình.

Hệ thống quản lý khách sạn toàn diện Blue Jay Pms 

Hệ thống quản lý khách sạn tất cả trong một Blue Jay PMS là hệ thống tự động đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều bộ phận: lễ tân, buồng phòng, sales & marketing, bộ phận kế toán… giúp giảm thời gian thao tác, trao đổi nhưng hiệu quả vẫn được đảm bảo.

Dữ liệu của khách sạn được lưu trữ, trích xuất từ hệ thống PMS (Properties Management System), tự động phân phối dữ liệu trên hệ thống CMS (Channel Manager), và thiết lập hay tạo ra sản phẩm trên hệ thống đặt phòng trực tiếp (Booking engine). Quá trình này diễn ra liền mạch, đồng nhất và đem lại hiệu quả trực tiếp: tăng lượng đặt phòng.

Đồng bộ hoá tất cả các dữ liệu

Dữ liệu được đồng bộ hoá liên tục trên cloud, người sử dụng có thể truy cập tất cả mọi nơi. Nhờ vào công nghệ điện toán đám mây, các đặt phòng trực tiếp từ Booking Engine được đồng bộ ngay lập tức với phần mềm Blue Jay Pms. Các đặt phòng từ OTA cũng được cập nhật nhanh chóng, thay vì phải đăng nhập vào rất nhiều tài khoản để xử lý cập nhật phòng trống, thì giờ đây, khách sạn chỉ cần thao tác trên màn hình Blue Jay Pms. Tất cả các thông tin trên được đồng bộ hoá một cách tự động.

Dữ liệu được đồng bộ hoá liên tục trên cloud, người sử dụng có thể truy cập tất cả mọi nơi.

Tích hợp nhiều kênh bán phòng

Khách sạn cần mở nhiều kênh bán phòng để gia tăng doanh thu cho khách sạn, trong đó bao gồm các kênh: 

• Bán phòng trực tiếp: là khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp khách sạn của bạn để đặt phòng bằng cách gọi điện hay đặt qua website của khách sạn.
• Bán phòng gián tiếp: khách hàng sẽ đặt phòng của bạn thông quan các đơn vị trung gian như là đại lý du lịch (Travel Agency), hoặc các kênh online (OTAs).

Một hệ thống quản lý tất cả trong một sẽ tích hợp hệ thống bán phòng đa kênh sẽ giúp khách sạn tăng tối đa doanh thu nhưng không mất nhiều chi phí. Do vậy, các khách sạn hãy cân nhắc, lựa chọn triển khai các giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế của mình.

Một hệ thống quản lý tất cả trong một sẽ tích hợp hệ thống bán phòng đa kênh sẽ giúp khách sạn tăng tối đa doanh thu nhưng không mất nhiều chi phí.

• Tận dụng được sức mạnh dữ liệu

Khi hệ thống đã được đồng bộ hoá, người quản lý khách sạn có thể tự tạo ra cho mình nhiều nguồn dữ liệu phân tích khác nhau. Người quản lý không có những đánh giá theo cảm tính nữa, mà thay vào đó là các phân tích, bảng kế hoạch sẽ có số liệu dẫn chứng cụ thể. Từ đó, sẽ đưa ra được các quyết định có tính chính xác cao, và thành công với kế hoạch kinh doanh đặt ra.

Khi hệ thống đã được đồng bộ hoá, người quản lý khách sạn có thể tự tạo ra cho mình nhiều nguồn dữ liệu phân tích khác nhau.

• Tiết kiệm thời gian chuyển giao công việc 

Thay vì quản lý công việc theo kiểu truyền thống, chủ khách sạn phải mất vài tuần hoặc vài tháng để bàn giao hết công việc cho nhân viên mới. Nhưng với hệ thống quản lý khách sạn sẽ giúp cho nhân viên nhanh chóng khái quát và hiểu được nội dung, thao tác và thực hiện đúng sẽ giúp tăng năng suất cho nhân viên. Người quản lý lại không mất nhiều thời gian hướng dẫn nhưng vẫn quản lý và theo dõi được công việc nhân viên.

Có thể thấy, từ việc áp dụng một phần mềm quản lý khách sạn với chi phí sử dụng chỉ bằng doanh thu của một phòng khách sạn, đã giúp cho người chủ khách sạn giải quyết được nhiều vấn đề trong việc quản lý.

Bên cạnh đó là tối đa hoá lợi nhuận cho khách sạn, khách sạn được cải thiện, tăng thêm doanh thu, từ đó sẽ mở rộng kinh doanh, tạo ra nhiều loại hình nghỉ dưỡng mới, thu hút được nhiều khách du lịch trong và ngoài nước và tất nhiên sẽ tạo thêm nhiều việc làm cho người lao động đóng góp vào giá trị cho xã hội.

Tóm lại, việc chuyển đối số hay ứng dụng công nghệ trong quản lý khách sạn là xu hướng hiện nay. Nếu doanh nghiệp hay khách sạn của bạn không lập tức hành động và đổi mới nguy cơ thất bại là vấn đề sớm muộn. Đừng chần chừ, hãy tìm cho mình giải pháp phù hợp để tối ưu hoá công việc quản lý khách sạn của mình.