Blogs

27 April 2020

Giải pháp quản lý toàn diện đã giúp gì cho các khách sạn trong thời gian qua vì dịch Covid-19

Cuối năm 2019 và đầu năm 2020, các khách sạn ở Việt Nam bắt đầu ảnh hưởng bởi sự thiếu hụt lượng khách từ thị trường Trung Quốc do sự xuất hiện của Coronavirus. Đến khi tình hình dịch bùng phát cùng một lúc ở Hàn Quốc và Nhật, lượng khách từ các thị trường chính ở Châu Á chính thức thiếu hụt trầm trọng, các khách sạn lớn từ 3 sao trở lên bị ảnh hưởng  nặng nề. Cắt giảm nhân sự bắt đầu được các khách sạn thực hiện.

Tiếp theo là các villa, resort cũng bị ảnh hưởng khi Châu Âu bùng phát dịch bệnh. Với số ca nhiễm tiếp tục tăng, ngày 1/4 các khách sạn buộc phải đóng cửa khi chính phủ ban hành lệnh cách ly toàn xã hội và nhân viên tạm thời không được đến khách sạn làm việc trong vòng 3 tuần.

Trong thời gian này, những khách đã đặt phòng theo kế hoạch du lịch từ trước buộc phải hủy bỏ hoặc thay đổi lịch trình của mình. Các khách sạn vì thế mà nhận được lượng booking hủy (cancel) và chỉnh sửa (modify) hằng ngày tăng đột biến cùng với một số đặt phòng mới cho tương lai xa. Điều gì xảy ra khi nhân viên không thể đến khách sạn làm việc, các phần mềm quản lý khách sạn đang không thể truy cập từ mạng internet ?. Thậm chí khách sạn chưa có phương án cho nhận viên làm việc từ xa hoặc đã cho nhân viên nghỉ việc!. 

Đến lúc này, hệ thống quản lý khách sạn toàn diện trên Cloud (All-in-One) tích hợp Hệ thống quản lý phòng (PMS) – Công cụ quản lý các kênh bán phòng (Channel Manager) – Công cụ đặt phòng trên website (Booking Engine) của Blue Jay Hotel System đã giải quyết hoàn toàn các vấn đề trên một cách trọn vẹn, như là những người nhân viên sale, lễ tân làm việc một cách âm thầm mà hiệu quả như chưa hề có sự gián đoạn trong thời gian qua.

Các khách sạn đã sử dụng phần mềm của chúng tôi như thế nào?

-    Trước hết, khi đã có kế hoạch ngừng nhận khách, khách sạn đã sử dụng tính năng CMS có sẵn trên phần mền quản lý khách sạn (PMS) để đóng phòng theo kế hoạch.

-    Với hệ thống, khi booking bị hủy (cancel), lịch phòng của lễ tân (calendar) sẽ tự động hủy đi thông tin của booking này, channel manager tính toán lại inventory và cập nhập lại lên tất cả các kênh OTA. Với các  booking chỉnh sửa (modify), hệ thống tự đồng cập nhật lại thông tin chỉnh sửa và thể hiện trên calendar, nên những thông tin trong calendar luôn là mới nhất và chính xác nhất trên tất cả các kênh (channel).

-    Booking Engine đồng thời được kết nối với Channel Manager, nên lệnh cancel hoặc modify booking từ đây vẫn được cập nhập tự động như là OTA.

Chính nhờ sự tích hợp đầy đủ  và chính xác này, khi nhân viên khách sạn quay lại làm việc  sau gian đóng cửa, thay vì phải xử lý các booking thì một calendar gọn gàng, rõ ràng, những booking với thông tin mới nhất đã được chuẩn bị sẵn để khách sạn sẵn sàng đón tiếp khách, nhất là dịp lễ 30-4.

Không chỉ là một hệ thống hoàn toàn sẵn sàng cho khách sạn  mà trong thời gian qua, Blue Jay Hotel System còn bổ sung rất nhiều tính năng như:

-    Gộp booking tách nhóm cho đặt phòng trên calendar: Cho phép gộp thanh toán những booking lẻ được tạo được lập trên calendar hoặc những booking tạo nhóm nhưng muốn tách thanh toán riêng lẻ.
-    Chức năng quản lý, tạo bill dịch vụ cho khách không lưu trú: Tạo bill cho các dịch vụ (tour, car, drink ..) bán cho khách không lưu rú tại khách sạn hoặc những khách đã hoàn tất việc check out nhưng sử dụng thêm các dịch vụ khách sạn.
-    Quản lý kho: Điều chỉnh tính năng xuất kho Minibar tự động kết nối với dữ liệu xuất bán của Lễ Tân.
-    …

Chúng ta không biết chính xác khi nào giai khó khăn này sẽ qua và nó sẽ tác động đến ngành công nghiệp khách sạn bao lâu nữa. Nhưng hãy thực hiện tất cả những gì có thể để giúp cho chỗ nghỉ của bạn duy trì mối liên hệ với khách hàng trong thời điểm này.

Thời gian sẽ thay đổi, mọi thứ sẽ trở lại theo đứng hướng và khách hàng sẽ sớm đến trước của chỗ nghỉ của bạn. Chúng ta đang cùng nhau chiến đấu và chống lại cuộc khủng hoảng này. Hãy nuôi dưỡng và bắt đầu chuẩn bị đưa khách sạn của bạn trở lại sau cuộc khủng hoảng mang tên Covid-19.