Nhìn chung, quản lý chuỗi khách sạn là hướng đến tăng hiệu quả hơn so với khách sạn riêng lẻ. Với phần mềm quản lý chuỗi khách sạn giúp bạn giải quyết mục tiêu này.

Quy trình hoạt động kinh doanh khách sạn hay chuỗi khách sạn đều tương tự giống nhau. Tuy nhiên, việc quản lý và vận hành chuỗi khách sạn cũng có những đặc thù riêng dẫn đến khó khăn trong quy trình kiểm soát quản lý tình hình kinh doanh  như: các cơ sở khách sạn nằm ở nhiều địa chỉ và nhiều khu vực khác nhau, khó khăn trong việc theo dõi và quản lý từ xa, mỗi cơ sở dụng mỗi hệ thống phần mềm quản lý khách sạn khác nhau, mất nhiều thời gian trong việc tổng hợp báo cáo và doanh thu…

Do đó, việc ứng dụng công nghệ trong quản lý kinh doanh khách sạn cũng như sử dụng một giải pháp đồng bộ giúp quản lý chuỗi khách sạn là hết sức cần thiết. Đi sâu vào vấn đề này, cùng tìm hiểu những lợi ích cụ thể khi triển khai phần mềm quản lý chuỗi khách sạn PMS, trong việc vận hành và quản lý kinh doanh khách sạn theo chuỗi.

Các lợi ích sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý chuỗi khách sạn.

Tiết kiệm nhiều chi phí đầu tư và nhân sự

Thay vì phải đầu tư và lắp đặt nhiều hệ thống phần mềm quản lý khách sạn Pms cho từng cơ sở khách sạn thì giờ đây khách sạn chỉ cần sử dụng một phần mềm quản lý chuỗi khách sạn để có thể quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của các khách sạn. Điều này, giúp tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư lớn đối với khách sạn.

Không những thế, việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý khách Pms dành cho chuỗi còn có khả năng tích hợp với nhiều chức năng như: Hệ thống quản lý nhà hàng, quản lý buồng phòng, quản lý bán hàng, hệ thống báo cáo… Nhờ vậy, khách sạn tiết kiệm được một lượng lớn chi phí nhân công làm việc giúp việc tổ chức nhân sự và quy trình làm việc tại các bộ phận kế toán, kinh doanh, buồng phòng… giúp cải thiện đáng kể hiệu quả doanh thu chuỗi khách sạn.

Quản lý chuỗi khách sạn tập trung và từ xa hiệu quả

Hầu hết các khách sạn thuộc chuỗi quản lý nằm rải rác trên nhiều địa chỉ khác nhau, do đó khiến việc quản lý công việc kinh doanh của các khách sạn gặp nhiều trở ngại và khó khăn. Với hệ thống quản lý chuỗi khách sạn sẽ giúp kiểm soát tập trung toàn bộ hoạt động kinh doanh của tất cả các cơ sở kinh doanh giúp:

• Giúp theo dõi bao quát tình hình hoạt động kinh doanh của tất cả các khách sạn trên cùng một hệ thống.
• Theo dõi và xử lý thông tin đặt phòng tập trung một giao diện.
• Phần mềm quản lý khách sạn PMS dành cho chuỗi khách sạn dựa trên nền tảng Cloud cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi.
• Dễ dàng theo dõi và thao tác trên nhiều thiết bị.
• Cho phép chia sẻ dữ liệu thông tin đặt phòng của khách hàng giữa các cơ sở trong cùng một hệ thống khách sạn.

Hệ thống báo cáo doanh thu, công nợ, quản lý thu chi… chặt chẽ và cho phép theo dõi, tra cứu theo từng khách sạn cũng như toàn bộ khách sạn thuộc chuỗi.

Quản lý toàn bộ thông tin lịch sử lưu trú của khách hàng

Với chức năng hệ thống quản lý khách hàng được liên kết tích hợp trong hệ thống phần mềm quản lý chuỗi khách sẽ là cách giúp các cơ sở kinh doanh quản lý thông tin khách đặt phòng và lưu trú tại khách sạn một cách tập trung và đồng bộ:

• Cho phép tìm kiếm thông tin khách hàng giữa khách sạn này với khách sạn khác.
• Theo dõi chi tiết hành trình đặt phòng và lịch sử lưu trú của khách hàng.
• Tạo cơ sở dữ liệu giúp cải thiện và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
• Giúp xây dựng chiến lược marketing và giữ chân khách hàng trung thành hiệu quả.

Quản lý bán phòng hiệu quả 

Khách sạn đang phải đối mặt với khối lượng lớn công việc khi phải quản lý quá nhiều kênh bán phòng của nhiều cơ sở khách sạn bao gồm cả các kênh bán phòng trực tiếp, bán phòng qua các kênh OTA và các đối tác lữ hành…

Do đó, việc triển khai một hệ thống phần mềm quản lý chuỗi khách sạn tích hợp đồng bộ với hệ thống quản lý các kênh OTA cũng như tích hợp với công cụ đặt phòng trực tuyến Booking Engine sẽ giúp cho việc quản lý bán phòng hiệu quả trong kinh doanh chuỗi khách sạn. Chẳng hạn:

• Giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý các kênh bán phòng.
• Tự động cập nhật đóng/mở phòng và tình trạng phòng trống tức thời trên các kênh OTA và hệ thống đặt phòng Booking Engine.
• Tự động cập nhật và thông báo các tình trạng booking như đặt phòng mới, đặt phòng hủy, đặt phòng chỉnh sửa…
• Theo dõi và nhận thông báo đặt phòng tập trung trên cùng một hệ thống.
• Dễ dàng theo dõi tình trạng công suất phòng chi tiết của mỗi khách sạn cũng như toàn bộ chuỗi khách sạn. Từ đó, có kế hoạch và điều chỉnh chiến lược bán phòng phù hợp với từng kênh tùy vào mỗi địa điểm kinh doanh khách sạn.

Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc 

Việc sở hữu nhiều cơ sở khách sạn và phải luân phiên phân chia ca làm việc của nhân viên tại các địa điểm khách sạn nhưng mỗi khách sạn sở hữu mỗi hệ thống phần mềm quản lý khách sạn PMS riêng biệt. Điều này sẽ rất bất tiện cho nhân viên trong quá trình làm việc khi có quá nhiều tài khoản đăng nhập hệ thống, phải ghi nhớ quy trình và chức năng đặc thù của mỗi hệ thống quản lý phòng tại mỗi khách sạn.

Vì vậy, khi triển khai hệ thống quản lý phần mềm quản lý khách sạn dành cho chuỗi sẽ cho phép:

• Với một tài khoản có thể thao tác trên nhiều khách sạn trong cùng một hệ thống.
• Tạo đặt phòng nhanh chóng với dữ liệu thông tin khách hàng đã được lưu trữ và chia sẻ.
• Tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo doanh thu, công nợ, công suất, quản lý thu chi… của từng khách sạn cũng như toàn bộ chuỗi khách sạn.
• Kiểm soát chặt chẽ và dễ dàng kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho để cung ứng kịp thời tùy nhu cầu và tình hình tại mỗi cơ sở kinh doanh khách sạn. 

Hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng

Việc sử dụng nhiều hệ thống của nhiều nhà cung cấp khác nhau không chỉ gây trở ngại trong xử lý quy trình công việc tại khách sạn hằng ngày, bất tiện trong việc quản lý kinh doanh chuỗi khách sạn mà còn trở ngại trong việc hỗ trợ sử dụng cũng như tốn kém nhiều chi phí đầu tư. Do đó việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi khách sạn toàn diện sẽ giúp:

• Kiểm soát và đồng bộ tất cả các hoạt động trên cùng một hệ thống.
• Thuận tiện trong quá trình hướng dẫn và hỗ trợ sử dụng hệ thống.
• Bảo trì hệ thống liên tục và kịp thời.

Có thể thấy rằng, hệ thống quản lý chuỗi khách sạn không chỉ đem lại nhiều lợi ích đáng kể về mặt ứng dụng công nghệ trong vận hành khách sạn mà còn mang lại hiệu quả trong việc tổ chức quy trình hoạt động kinh doanh khách sạn và phân bổ nhân sự phù hợp. Do đó, việc lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn có thể đáp ứng hoạt động quản lý chuỗi khách sạn một cách hiệu quả cũng sẽ là vấn đề mà khách sạn không thể bỏ qua.