Vẫn sử dụng giấy bút để quản lý tiệm Spa của bạn? Đã đến lúc thay đổi để đem lại hiệu quả cho việc kinh doanh hơn.
Mở đầu
Số hoá đem đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp khi áp dụng, nhưng cũng đòi hỏi sự chủ động và nhiều hành động đi kèm để đem lại hiệu quả như mong muốn. Điều này nói lên rằng, chuyển đổi số doanh nghiệp không lãng phí và loại bỏ giấy tờ trong quản lý là đáng giá.
Nhưng với nhiều người, vấn đề lớn khi nghĩ đến số hoá bên cạnh những thắc mắc thường gặp khác khi mở tiệm Spa sẽ là: Tiệm có quy mô nhỏ thì số hoá có phải là lãng phí? Và số hoá, hay không số hoá khác biệt như thế nào?
Và dù câu trả lời tưởng như vô cùng đơn giản – người ta quá quen thuộc với giấy tờ, đủ để dù số hoá mạnh mẽ đến đâu thì họ vẫn cảm thấy không thân thuộc và sẵn sàng áp dụng.
Nhưng điều ấy không có nghĩa sổ sách là lựa chọn tốt nhất, dưới đây sẽ là 4 lý do chứng minh tại sao việc quản lý kinh doanh dựa trên lịch đặt trước như tiệm Spa, Nail, Salon, tiệm cắt tóc hay bất kỳ loại hình chăm sóc sức khỏe nào khác nên loại bỏ giấy tờ truyền thống mà chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý việc kinh doanh.
Hiệu quả và năng suất công việc tăng lên
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý Spa và hạn chế giấy tờ, tiệm Spa của bạn sẽ hạn chế được các thao tác thủ công như theo dõi tài liệu, cập nhật thông tin khách hàng… Hãy tưởng tượng khi bạn phải thủ công đối chiếu, tìm kiếm thông tin của một khách hàng trong hệ thống lưu trữ, bởi không chắc đã lưu chúng hay chưa, và lưu đúng nơi cần lưu hay không. Đó là tính hiệu quả của công việc
Có một đội ngũ nhân viên, thợ gắn bó với tiệm Spa rõ ràng là điều cần thiết và may mắn. Nhưng nếu họ phải dành quá nhiều thời gian cho sổ sách, giấy tờ thì các công việc chuyên môn sẽ khó tập trung cao độ, điều này dẫn đến việc chăm sóc khách hàng, hay cung cấp dịch vụ như tiệm mong muốn khó được đảm bảo. Đó là tính năng suất của công việc.
Sử dụng phần mềm quản lý Spa giúp tài liệu giúp tiệm tiết kiệm thời gian hơn
Sự thật là, nếu nhân viên tập trung cao độ vào công việc, hiệu quả và năng suất sẽ tăng đáng kể.
Dùng phần mềm quản lý tiệm Spa sẽ giúp thợ của tiệm Spa tiết kiệm được rất nhiều thời gian, loại bỏ được nhiều thao tác thừa, truy xuất và tìm kiếm thông tin của khách hàng, sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Bên cạnh việc số hoá thông tin, việc truy cập cũng quan trọng không kém. Bởi nếu việc truy cập, tìm kiếm bị hạn chế, bạn sẽ tốn nhiều thời gian hơn, cảm giác phiền nhiễu hơn khi làm việc. Về cơ bản, số hoá tài liệu giúp tối ưu thời gian một cách đáng kể. Điều này có nghĩa họ (thợ) sẽ có thêm nhiều thời gian để chăm sóc khách hàng.
Dùng phần mềm quản lý tiệm Spa sẽ giúp tiệm Spa tiết kiệm nhiều thời gian, giúp công việc trở nên hiệu quả hơn.
Doanh thu của tiệm Spa sẽ tăng
Lợi nhuận là yếu tố thiết yếu cho sự tăng trưởng. Cho dù bạn điều hành tiệm Spa, Salon, tiệm cắt tóc hay bất kỳ loại hình kinh doanh dựa trên lịch đặt trước – thì bạn có thể làm nhiều hơn để đạt được tăng trưởng như mong muốn.
Nhưng, làm thế nào để không cần giấy tờ, chuyển sang số hoá tiệm Spa, và vẫn đạt được điều đó?
Với một số tiệm, họ bắt đầu bằng việc cắt giảm các khoản chi không cần thiết, giúp tiết kiệm một khoản chi tiêu kha khá trong khi doanh thu giữ nguyên. Càng chi ít hơn, thì tiết kiệm được nhiều lợi nhuận hơn đúng không?
Thật ra không phải như vậy, nhưng chi phí cho việc quản lý truyền thống là rất lớn. Nhưng những chi phí này dường như là tiềm ẩn, nên không nhiều tiệm nhận ra. Thiết bị phần cứng để lưu trữ hồ sơ, in ấn và bảo dưỡng chúng; giấy tờ, sổ sách, mực in, bút viết… và cả những khi chúng hỏng hóc, bạn cũng phải khôi phục, sửa chữa. Đó đều là những chi phí cần phải có, nhưng ít người nhận ra, bởi xem chúng như là hiển nhiên của việc vận hành.
Chưa hết, những tài liệu bí mật, thông tin nhạy cảm thì việc lưu trữ, tiêu huỷ cũng không giống như cách lưu trữ bình thường. Chúng phải được tiêu huỷ theo đúng cách, và những cách ấy không hề rẻ tiền. Theo một nghiên cứu, chỉ riêng giấy tờ và in ấn, thì mỗi năm các doanh nghiệp đã tiêu tốn khoảng 2 triệu cho mỗi nhân viên. Cứ nhân chúng với số thợ mà bạn có, và bạn sẽ sớm nhận ra số tiền bỏ ra ăn vào doanh thu, tác động đến lợi nhuận như thế nào.
Khi số hoá và sử dụng phần mềm quản lý Spa, tiệm sẽ tiết kiệm được rất nhiều tiền, bởi không còn phải in ấn tài liệu. Số tiền tiết kiệm được, có thể chuyển đổi sang các lĩnh vực khác giúp tiệm chăm sóc khách hàng tốt hơn. Ví dụ, đào tạo nhân viên, mùa thêm sản phẩm, hoặc đơn giản là gộp vào lợi nhuận tổng thể.
Trải nghiệm của khách hàng tốt hơn? Chắc chắn rồi
Không chỉ quan tâm đến doanh thu, mà trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại tiệm cũng là điều quan trọng không kém.
Khi không sử dụng phần mềm và công cụ quản lý, khách hàng phải điền tay các biểu mẫu thông tin, nhận phiếu đặt hẹn bằng giấy, điều này phần nào đó sẽ gây phiền hà, khó chịu nhất định.
Khi sử dụng phần mềm và công cụ quản lý, vấn đề này được giải quyết. Thông tin được nhập, lưu và truy xuất tự động. Nhanh hơn, chính xác hơn, thì trải nghiệm cũng tốt hơn. Dịch vụ được cải thiện, khách hàng sẽ có thêm lý do để hài lòng.
Trong thế giới mà thời gian là vàng là bạc, thì tiết kiệm mỗi giây phút cũng đem lại rất nhiều lợi ích, cho cả khách hàng lẫn tiệm Spa của bạn.
Đó là lý do tại sao việc áp dụng CRM lại cần thiết, quan trọng đến như thế, bởi toàn bộ dữ liệu của khách hàng đều tập trung vào một chỗ duy nhất. Nó giúp bạn phục vụ khách hàng tốt hơn, tránh nhiều sai sót hơn. Với đặc thù là nhiều lượt khách hàng trong ngày như tiệm Spa, hay tiệm cắt tóc, CRM giúp hệ thống hoá và truy xuất nhanh thông tin về một khách hàng mà không gặp trở ngại nào.
Một CRM tốt, là phải đáp ứng đủ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Như việc cập nhật hồ sơ khách hàng khi có thay đổi, theo dõi lịch sử mua hàng (sản phẩm, dịch vụ…) của họ từ trước đến nay. Những thông tin này sẽ giúp lần phục vụ kế tiếp được chỉnh chu, trọn vẹn và gần gũi hơn.
Khi khách hàng của tiệm hài lòng, họ không có lý do gì mà tìm một nơi khác; và khi họ càng ở lại lâu, thì bạn càng hưởng lợi. Vấn đề bảo mật thông tin cũng quan trọng không kém, và số hoá tài liệu giúp khách hàng của bạn cảm giác yên tâm hơn bởi không phải ai cũng có thể tiếp cận một cách dễ dàng như tài liệu giấy.
Một điều quan trọng nữa, là đảm bảo website của bạn được trang bị các biện pháp bảo mật phù hợp, nhằm giúp dữ liệu tránh rơi vào tay kẻ xấu. Website hỗ trợ https là một ví dụ. Hợp tác với các đối tác tuân thủ PCI là một vấn đề khác cần lưu tâm.
Chúng ta đều nhìn thấy rằng, công nghệ ngày một tân tiến và bảo mật tốt hơn, cho nên việc số hoá và hạn chế giấy tờ là một lựa chọn đúng đắn, đáng cân nhắc.
Phát triển thương hiệu của tiệm Spa tốt hơn
Từ bỏ mô hình quản lý sổ sách truyền thống là yếu tố cần thiết tạo nên trải nghiệm kinh doanh tốt, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoạt động chủ yếu dựa trên các cuộc hẹn đặt chỗ. Trong thời buổi hiện tại, các doanh nghiệp hoạt động theo cách cũ đó đang tiến dần đến thua lỗ, phá sản hơn bao giờ hết. Cách vận hành này không chỉ khiến việc quản lý hồ sơ trở nên tẻ nhạt, kém chuyên nghiệp với các doanh nghiệp, và ngay cả với khách hàng của họ – những người thích, mong muốn được dễ dàng, linh hoạt lên lịch, điều chỉnh và hủy các cuộc hẹn theo kế hoạch của họ.
Do vậy, không số hoá cách vận hành sẽ khiến trải nghiệm của khách hàng trở nên khô cứng và thiếu lý tưởng – điều mà các đối thủ làm tốt hơn thì sẽ cướp được nhiều khách hơn của tiệm bạn. Hơn thế nữa, mạng xã hội phát triển, giúp các đánh giá, bình luận của người dùng trở nên phổ biến hơn. Bạn sẽ không muốn những trải nghiệm tiêu cực của họ tại tiệm Spa của mình được lan truyền rộng rãi trên mạng xã hội.
Tóm lại, việc từ bỏ mô hình quản lý truyền thống – không giấy tờ sẽ giúp khách hàng, thợ trong tiệm của bạn hài lòng hơn rất nhiều. Các quy trình làm việc cũng trở nên hiệu quả và tăng năng suất lên rất nhiều. Phần mềm quản lý tiệm Spa của Blue Jay POS đã và đang đồng hành, giúp các tiệm Spa ở các quy mô vận hành hiện đại, an toàn và hiệu quả quả hơn. Đăng ký dùng thử ngay, để tăng hiệu quả cho tiệm Spa của bạn ngay thôi nào.