Công nghệ hóa trong quản lý khách sạn

Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện Blue Jay PMS đã giúp gì cho các khách sạn trong thời gian qua vì dịch Covid-19

27 April 2020

Vậy là một đợt bùng phát dịch Covid thứ 2 đang diễn ra, cũng như lần thứ nhất, chúng ta không biết chính xác khi nào giai đoạn khó khăn này sẽ qua và nó sẽ tác động đến ngành công nghiệp khách sạn bao lâu nữa. Thay vì chờ đợi trong lo lắng, hãy thực hiện tất cả những gì có thể để giúp cho chỗ nghỉ của bạn duy trì mối liên hệ với khách hàng trong thời điểm này.
 

Khách sạn chưa sẵn sàng các phương án làm việc từ xa ?
Trong giai đoạn bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, những khách đã đặt phòng theo kế hoạch du lịch từ trước buộc phải hủy bỏ hoặc thay đổi lịch trình của mình. Các khách sạn vì thế mà nhận được lượng booking hủy (cancel) và chỉnh sửa (modify) hằng ngày tăng đột biến cùng với một số đặt phòng mới cho tương lai xa.

Điều gì xảy ra khi nhân viên không thể đến khách sạn làm việc ? Các phần mềm quản lý khách sạn đang không thể truy cập từ mạng internet ?. Thậm chí khách sạn chưa có phương án cho nhân viên làm việc từ xa hoặc đã cho nhân viên nghỉ việc !. 

Việc duy trì sự hoạt động liên tục của khách sạn trong lúc này là cần thiết, nếu không có một phương án tối ưu thì tình trạng Overbooking sẽ khiến các nhân viên lễ tân, nhân viên bán phòng khách sạn trở nên bối rối vì có quá nhiều sự thay đổi đặt phòng trong thời gian gián đoạn vừa qua

Làm thế nào để không bị gián đoạn ?

Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, xây dựng trên nền tảng Cloud (All-in-One) tích hợp Hệ thống quản lý khách sạn thông minh  (Smart Property Management System - PMS) – Công cụ Quản lý các kênh bán phòng (Channel Manager System) – Công cụ đặt phòng trực tiếp trên website (Booking Engine) của Blue Jay sẽ giải quyết hoàn toàn các vấn đề trên một cách trọn vẹn.

Khi sử dụng giải pháp đồng bộ, sự hiện diện của hệ thống sẽ thay thế những người nhân viên kinh doanh, nhân viên lễ tân làm việc một cách âm thầm, tự động và hiệu quả, bất chấp sự gián đoạn đang xảy ra vì dịch Covid. 


Sự đồng bộ đặt phòng từ OTA sẽ được cập nhật hoàn toàn tự động về hệ thống PMS của khách sạn

 

Ứng dụng của giải pháp Blue Jay PMS trong thực tế 

Các khách sạn đã sử dụng phần mềm của chúng tôi như thế nào ? Dưới đây là những hiệu quả mà giải pháp của chúng tôi mang lại khi được các khách sạn áp dụng vào thực tế xảy ra trong thời gian dịch Covid đầu tiên. Khách sạn hãy tham khảo để áp dụng cho đợt thứ 2 này.

  Bước đầu tiên, khi đã có kế hoạch ngừng nhận khách, khách sạn đã sử dụng tính năng ĐÓNG PHÒNG có sẵn đươc tích hợp trên phần mền quản lý khách sạn (PMS) để đóng phòng ngay lập tức, có hiệu quả trên tất cả các kênh OTA.
 


Giao diện tính năng đóng phòng OTA từ hệ thống PMS


Điều này giúp khách sạn chỉ cần một thao tác đơn giản là đã thực hiện nhanh chóng quy định về đóng phòng trong mùa dịch xảy ra. Hạn chế tiếp nhận các đặt phòng trong giai đoạn đóng cửa, giảm tỉ lệ xử lý đặt phòng vì dĩ nhiên các booking tại thời điểm này đa số sẽ hủy hoặc buộc phải hoàn tiền cho khách (theo từng chính sách), mà nhân viên của bạn thì không đi làm việc. Chỉ một thao tác đơn giản với máy tính đã kết nối internet, hệ thống đã giúp khách sạn hạn chế rất nhiều những công việc không cần thiết cho nhân viên lễ tân.

  Tiếp theo, bằng việc tích hợp với công cụ quản lý kênh bán phòng (Channel Manager System), hệ thống luôn luôn chạy tự động để xử lý các trạng thái booking gửi về từ OTA. Khi booking bị hủy (Cancel), tại màn hình Lịch đặt phòng của Lễ tân (Calendar) sẽ tự động hủy đi thông tin của booking này, tính toán lại Inventory của phòng bị hủy và cập nhập lại lên tất cả các kênh OTA.

Đối với các booking có sự thay đổi từ OTA (Modify) như đổi ngày lưu trú (khi du khách không từ bỏ ý định ghé thăm mà sẽ dời thời gian lưu trú khi dịch kết thúc) , hệ thống sẽ tự động cập nhật lại ngay thông tin đã chỉnh sửa và thể hiện trên Calendar có thông báo kèm theo trong email mà khách sạn sẽ nhận được ngay lập tức. 


Do vậy,  những thông tin trong Calendar luôn là thông tin mới nhất và chính xác nhất trên tất cả các kênh OTA. Điều này giúp khách sạn theo dõi tình trạng các booking xuyên suốt thời gian bị gián đoạn mà không gặp bất cứ trở ngại nào lớn.

  Cuối cùng, với các khách sạn sử dụng Booking Engine của Blue Jay PMS, đồng thời được kết nối với Channel Manager thì các lệnh Cancel hoặc Modify booking của khách đặt phòng trực tiếp vẫn sẽ được cập nhập tự động về màn hình Calendar của lễ tân tương tự như từ OTA.

Chính nhờ sự tích hợp đầy đủ  và chính xác này, khi nhân viên khách sạn quay lại làm việc sau gian dài đóng cửa vì covid , thay vì phải xử lý rất nhiều Booking từ khắp nơi trên OTA, thì chỉ cần mở màn hình Calendar để xem những Booking với thông tin mới nhất đã được chuẩn bị. Và khách sạn không còn phải lo lắng về những đặt phòng đã thay đổi trong thời gian qua, hãy sẵn sàng đón tiếp khách lưu trú của mình quay trở lại, nhất là các dịp lễ 2/9, Noel 24/12..v.v.

Chúng ta không biết chính xác khi nào giai đoạn khó khăn này sẽ qua và nó sẽ tác động đến ngành công nghiệp khách sạn bao lâu nữa. Nhưng hãy thực hiện tất cả những gì có thể để giúp cho chỗ nghỉ của bạn duy trì mối liên hệ với khách hàng trong thời điểm này.

Thời gian sẽ thay đổi, mọi thứ sẽ trở lại theo đứng hướng và khách hàng sẽ sớm đến trước của chỗ nghỉ của bạn. Chúng ta đang cùng nhau chiến đấu và chống lại cuộc khủng hoảng này. Hãy nuôi dưỡng và bắt đầu chuẩn bị đưa khách sạn của bạn trở lại sau cuộc khủng hoảng mang tên Covid-19.

 

Không chỉ là một hệ thống hoàn toàn sẵn sàng cho khách sạn  mà trong thời gian qua, Blue Jay PMS còn bổ sung rất nhiều tính năng như:

🔹   Gộp booking tách nhóm cho đặt phòng trên calendar: Cho phép gộp thanh toán những booking lẻ được tạo được lập trên calendar hoặc những booking tạo nhóm nhưng muốn tách thanh toán riêng lẻ.
🔹   Chức năng quản lý, tạo bill dịch vụ cho khách không lưu trú: Tạo bill cho các dịch vụ (tour, car, drink ..) bán cho khách không lưu rú tại khách sạn hoặc những khách đã hoàn tất việc check out nhưng sử dụng thêm các dịch vụ khách sạn.
🔹  Quản lý kho: Điều chỉnh tính năng xuất kho Minibar tự động kết nối với dữ liệu xuất bán của Lễ Tân.
🔹  Sẵn sàng tích hợp khóa từ, Cài đặt thêm phiên bản Mobile App 


Blue Jay PMS, giải pháp toàn diện cho khách sạn

 

CHƯƠNG TRÌNH ĐỒNG HÀNH CÙNG KHÁCH SẠN TRONG NĂM 2020

  • Dùng thử 01 tháng miễn phí
  • Giảm 30% phí sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS.
  • Giảm 20-30% phí sử dụng công cụ quản lý các kênh OTAs
  • Giảm 100% phí thiết kế website

* 80% khách sạn sử dụng giải pháp đã giảm 40% chi phí, tăng 20% lợi nhuận!

Đăng ký

Bạn đã sẵn sàng để trải nghiệm hệ thống quản lý khách sạn toàn diện ? Đăng ký ngay hôm nay để nhận ưu đãi !