Phần mềm quản lý Spa đang dần phổ biến và được nhiều tiệm Spa sử dụng để hỗ trợ vận hành. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều lầm tưởng sai lệch về chúng. Bài viết sau sẽ chỉ ra đâu là sai lệch và đâu là đúng đắn khi nghĩ về phần mềm quản lý Spa, salon.
Mở đầu
Ngày nay, các hệ thống hoạt động dựa trên đám mây (cloud–based systems), hay được gọi là phần mềm đám mây dần phổ biến trên thế giới. Chuyển đổi số đang là xu hướng, tiêu chuẩn của các doanh nghiệp, đồng nghĩa với điện toán. 90% doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm đám mây trong một vài lĩnh vực hoạt động, và 10% còn lại vẫn chưa. Một số lý do cơ bản có thể giải thích tại sao 10% ấy lại do dự:
- Tin rằng phần mềm đám mây không an toàn.
- Không muốn cập nhật, nâng cấp hệ thống, phần mềm cũ.
- Cảm thấy nó yêu cầu thay đổi quá nhiều cách tổ chức vận hành.
- Không chắc chắn mức độ phù hợp với các quy định, tiêu chuẩn của ngành.
Tuy quan điểm riêng cần được tôn trọng, nhưng đó không phải sự thật, bởi:
- Khi sử dụng các phần mềm đám mây để làm việc và quản lý thì dữ liệu của tiệm an toàn và không ai (kể cả nhà cung cấp) truy cập được nếu không có thông tin đăng nhập.
- Nếu tiệm Spa ngưng sử dụng, họ có thể tải xuống toàn bộ dữ liệu của mình bất kỳ lúc nào. Nếu bạn không biết cách thực hiện, các nhà cung cấp luôn sẵn sàng hỗ trợ.
Dù điều ấy là rõ ràng, nhưng không phải ai cũng được tiếp cận để thay đổi quan điểm khi nghĩ về việc thay đổi phần mềm cài đặt sẵn sang phần mềm đám mây. Nếu bạn nằm trong số đó, thì nội dung dưới đây là dành cho bạn.
Bài viết này sẽ chỉ ra những nhận định không đúng phổ biến quanh phần mềm quản lý Spa với mục đích cung cấp cách nhìn đúng đắn hơn, và phổ biến công cụ này đến với nhiều tiệm hơn, giúp hoạt động hàng ngày tại tiệm diễn ra dễ dàng và liền mạch.
Phần mềm quản lý Spa đang dần phổ biến và được nhiều tiệm Spa sử dụng để hỗ trợ vận hành.
Lầm tưởng số 1 – Phần mềm đám mây không an toàn
Hầu hết mọi người đều cho rằng phần mềm đám mây không an toàn. Cảm giác này phát sinh từ góc nhìn rằng các dữ liệu quan trọng, nhạy cảm của tiệm đang được lưu ở một nơi khác (trên Cloud), thay vì máy tính tại tiệm. Chúng tôi hiểu điều này.
Tuy nhiên, xu hướng chuyển đổi số đã được áp dụng rộng rãi, phủ khắp mọi mặt trong đời sống cá nhân như ngân hàng số, hồ sơ y tế… cho đến quản lý khách sạn, nhà hàng… Nếu các doanh nghiệp đã tin dùng và lưu trữ dữ liệu trên đám mây như vậy, chứng tỏ chúng đã đạt mức bảo mật cao nhất. Cho nên, khi sử dụng phần mềm đám mây và lưu thông tin trên đó, chắc chắn dữ liệu của tiệm Spa của bạn cũng sẽ an toàn.
Khi triển khai phần mềm quản lý tiệm Spa, nhà cung cấp thường thực hiện một số biện pháp bảo mật để đảm bảo dữ liệu của khách hàng được giữ an toàn. Chỉ người có quyền mới truy cập được. Và khi dữ liệu truyền từ máy chủ sang các thiết bị và ngược lại, chúng được bảo mật nhiều tầng bằng công nghệ mã hóa cấp ngân hàng để không ai chặn và đọc được.
Lầm tưởng số 2 – Nhân viên có thể dễ dàng lấy cắp dữ liệu trên phần mềm đám mây
Thành thật mà nói, bảo mật là vấn đề lớn trên máy tính để bàn hoặc laptop hơn là đám mây. Bất kỳ nhân viên nào có quyền truy cập (mật khẩu đăng nhập) vào máy tính đều có thể sử dụng phần mềm để xem hoặc lấy danh sách khách hàng của tiệm. Trong khi đó, phần mềm quản đám mây hoạt động hơi khác một chút, khi với vai trò quản lý – bạn có thể phân quyền cho từng người, để giới hạn và cung cấp quyền truy cập từng loại thông tin. Nó giúp người quản lý tiệm có thể kiểm soát dữ liệu chủ động hơn.
Điều này cũng đồng nghĩa rằng – ngay cả khi máy tính bị đánh cắp, thông tin được lưu trữ thông qua phần mềm sẽ không bị mất theo bởi chúng đã được lưu trữ trên đám mây.
Lầm tưởng số 3 – Phần mềm quản lý Spa dựa trên đám mây có thể ngừng hoạt động còn phần mềm cài đặt sẵn thì không
So với phần mềm cài đặt sẵn, phần mềm đám mây có hiệu suất cao hơn và ít thời gian chết (downtime – thời gian phần mềm ngưng hoạt động) hơn. Phần mềm quản lý tiệm Spa có thời gian hoạt động đến 99,9%. Tất cả thông tin đều được lưu trữ, truy xuất an toàn từ đám mây. Các dữ liệu và thay đổi mà người dùng thực hiện sẽ tự động sao lưu, nên khi có một sự cố kỹ thuật nào (điều rất hiếm), chúng vẫn dễ dàng khôi phục lại mà không mất bất kỳ thông tin nào.
Ngược lại, với phần mềm cài đặt sẵn, khi gặp trục trặc thì các dữ liệu hoặc thay đổi đang thực hiện sẽ dễ bị mất hơn. Ngoài ra, các bản cập nhật thủ công cũng làm gián đoạn hoạt động, hoặc tăng nguy cơ các sự cố về hiệu suất vận hành.
Sự thật thì, phần mềm đám mây là gì?
Các phần mềm quản lý tiệm Spa, Salon, nhà hàng hoạt động dựa trên đám mây. Đám mây ở đây không phải là những đám mây trên bầu trời, nó hơi kỹ thuật để giải thích tường tận nhưng cơ bản là hữu ích.
Khi một mạng lưới các máy chủ kết nối, làm việc cùng nhau để cung cấp phần mềm thông qua trình duyệt, nó được gọi là “đám mây”. Nó làm cho mọi thứ hoạt động đồng bộ.
Ví dụ: Khách hàng của tiệm đặt hẹn làm móng trên website đặt hẹn của tiệm Spa, nhân viên của tiệm có thể kiểm tra và xác nhận thông tin này trên lịch làm việc chung, nó sẽ giúp trải nghiệm của khách hàng được tốt hơn và đánh giá cao cách vận hành của tiệm Spa hơn, từ đó dễ dàng thu hút khách hàng mới từ đánh giá hơn. Hoặc nếu đang sử dụng MailChimp, phần mềm sẽ đồng bộ thông tin nhằm hỗ trợ các chiến dịch email nhắm mục tiêu tốt hơn.
Dù rằng, phần mềm đám mây không phải khoa học tên lửa, nhưng nó sẽ giúp việc quản lý tiệm Spa trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Nhược điểm của phần mềm cài đặt sẵn trên máy tính
- Nếu máy tính chạy chậm, phần mềm cũng sẽ chậm theo.
- Nếu máy tính bị lỗi, phần mềm và dữ liệu có thể bị mất theo
- Để phần mềm xử lý tác vụ nặng, cần phải nâng cấp hoặc đảm bảo cấu hình phù hợp
- Cập nhật phần mềm ít. Nếu có, phải tải và cài đặt lại. Chúng cũng thường kèm theo chi phí, hoặc yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp để xử lý
- Phần mềm bị giới hạn vị trí. Cài ở thiết bị nào thì chỉ sử dụng được ở thiết bị đó.
- Chỉ một người mỗi lúc sử dụng.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tiệm spa
- Phần mềm tự động cập nhật. Người dùng không phải thao tác, cài đặt bất kỳ điều gì một cách thủ công.
- Dữ liệu được lưu trữ an toàn. Nếu hệ thống gặp sự cố, dữ liệu vẫn an toàn và bảo mật. Để tiếp tục sử dụng, chỉ cần đăng nhập trên thiết bị khác.
- Sử dụng mọi nơi, trên mọi thiết bị.
- Cấp quyền cho nhiều người sử dụng cùng lúc trên nhiều thiết bị mà không ảnh hưởng đến hiệu năng.
- Tích hợp các tiện ích bổ sung cực kỳ đơn giản.
- Tường lửa (firewall) và các lớp bảo mật được xây dựng để ngăn tin tặc tấn công vào máy chủ.
- Cuối cùng, không cần một thiết bị mạnh để chạy phần mềm, nó hoạt động trơn tru trên mọi thiết bị.
Kết luận
Tóm lại, thì việc lưu trữ thông tin kinh doanh quan trọng của tiệm trên đám mây sẽ an toàn hơn là trên máy tính cục bộ. Nếu có sai sót hoặc hỏng hóc, bạn cũng sẽ yên tâm hơn bởi dữ liệu vẫn an toàn và khôi phục dễ dàng.
Dù bạn đang là chủ tiệm Spa nhỏ, hay tiệm Spa lớn nhiều chi nhánh, thì dùng phần mềm quản lý tiệm Spa để hỗ trợ vận hành, quản lý nhân viên và hoạt động chung của tiệm vẫn là điều cần thiết. Bạn chỉ cần một trình duyệt như Chrome hay Cốc Cốc là có thể sử dụng ngay. Các bản cập nhật sẽ diễn ra thường xuyên và tự động, bạn không phải thực hiện thủ công. Bên cạnh đó, nó an toàn khi vận hành hơn là phần mềm cài đặt sẵn. Cuối cùng thì, lợi ích lớn nhất, là có thể tích hợp, đồng bộ với các dịch vụ tương ứng khác.
Hãy tạm biệt cách quản lý cũ và nói lời chào với tự động hóa và tự do kinh doanh. Để đem lại điều ấy cho tiệm Spa của bạn, hãy đăng ký miễn phí ngay tại đây: https://bluejaypos.vn/regis-trial.
(Theo Miosalon)