Khi nào nên dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?

Khi nào nên dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí? Bài viết này giúp bạn xác định việc sử dụng phần mềm miễn phí đem lại hiệu quả nhất, bởi vì ngay cả thời điểm này sử dụng phần mềm trả phí cũng có thể chưa đem lại hiệu quả cho bạn.

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ nhu cầu, mong muốn khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, cụ thể qua 2 trường hợp như dưới sau.

Trường hợp thứ 1, khách sạn có nhu cầu quản lý đơn giản

Nhu cầu của các khách sạn mới mở, quy mô nhỏ thường không phức tạp, đa phần đơn giản chỉ là quản lý buồng phòng, nhân viên, tài chính… Một số khách sạn, vai trò của các nhân sự tối giản, chỉ cần quản lý (là bạn) và lễ tân, còn các vị trí khác như buồng phòng, kế toán, kinh doanh… là không cần thiết. Do vậy, nhu cầu chủ yếu sẽ bao gồm:

• Cách tính giá phòng cũng tương đối đơn giản, chủ yếu theo giờ, qua đêm, hoặc theo ngày… Chính sách đi kèm cũng không phức tạp, chủ yếu là đặt cọc, hoàn hủy…
• Các chức năng đặt phòng như: tạo đặt phòng, trạng thái phòng, check in – out, quản lý phí phụ và dịch vụ thêm (dịch vụ giặt ủi, minibar…)
• Chức năng quản lý hệ thống như: báo cáo doanh thu – chi, công suất phòng; quản lý nhân sự… cũng không quá cầu kỳ, chủ yếu là thay đổi dòng tiền, biến động phòng cũng như quản lý ca trực của nhân viên.

Tuy rằng, các nhu cầu đơn giản thì cũng chỉ cần một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đơn giản để hỗ trợ vận hành. Nhưng sẽ có những trường hợp, khách sạn cần nhiều thông tin hơn, cần được hỗ trợ quản lý sâu hơn như tối ưu doanh thu, giảm bớt chi phí bên ngoài, đẩy mạnh thương hiệu, kinh doanh các dịch vụ đi kèm… Từ nhu cầu thực tế đó, khách sạn cần tìm đến, lựa chọn các phần mềm quản lý khách sạn trả phí, nhằm đáp ứng yêu cầu, hỗ trợ tốt cho việc vận hành, quản lý khách sạn với các tính năng nâng cao như:

• Mobile App: Xu hướng quản lý, giải quyết công việc đa nền tảng, linh hoạt giữa nhiều thiết bị đang được chú trọng. Việc phần mềm quản lý được xây dựng trên điện thoại, sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc mọi lúc, mọi nơi hơn.
• Linh hoạt giá, đa dạng nhu cầu: Giúp khách sạn linh hoạt khi tiếp cận khách hàng, chốt deal bán phòng hiệu quả và vẫn đảm bảo hài lòng giữa đôi bên hơn.
• Kết nối kênh bán phòng trực tiếp: Thông qua website khách sạn, Free Booking Links, OTAs, TA, cộng tác viên… sẽ tăng độ phủ cho khách sạn để nhiều người biết đến hơn.
• Xây dựng gói giá linh hoạt: Giúp khách sạn linh hoạt khi tiếp cận khách hàng, chốt deal bán phòng hiệu quả và vẫn đảm bảo hài lòng giữa đôi bên hơn.
• Quản lý thu chi, chống thất thoát, kiểm soát chặt chẽ: Giúp các khách sạn cung cấp được bill để khách hàng dựa vào đó mà thanh toán bằng các giải pháp hiện có của khách sạn. Điều này không chỉ là theo dõi dòng tiền đi vào – ra trong khách sạn, mà còn nhìn thấy rủi ro thất thoát, lãng phí nguồn lực cụ thể hơn bởi việc kiểm soát diễn ra chặt chẽ hơn bằng những tính năng chuyên môn hơn.
• Chức năng bán hàng dịch vụ, nhà hàng: Ngoài kinh doanh khách sạn là mảng chính, một số khách sạn còn mở rộng nguồn thu thông qua bán hàng (nhà hàng, ăn uống…), dịch vụ (cho thuê không gian, liên kết bán tour…). Do vậy, khách sạn cũng sẽ cần giải pháp để quản lý bán hàng dịch vụ, nhà hàng để tận dụng song song với việc bán phòng truyền thống để đem lại nguồn thu tích cực.
• Chức năng quản lý khách hàng: Hỗ trợ quản lý khách hàng, từ việc tự động lưu trữ, sắp xếp thông tin khách hàng theo hệ thống, cho đến duy trì kết nối, tương tác và khuyến khích khách hàng quay trở lại thông qua việc phân tích nhu cầu của họ để xây dựng kế hoạch Marketing phù hợp, cũng như việc nâng cao hiệu quả và năng suất quản lý khách hàng cho các bộ phận liên quan.
• Tích hợp khóa từ: Tùy thuộc quy mô, hệ thống và cách ứng dụng công nghệ của từng khách sạn, mà từng nơi sẽ được đầu tư những thiết bị, sản phẩm công nghệ như tích hợp khóa từ, thẻ sử dụng thang máy, minibar tự động trong phòng… trong khách sạn, giúp trải nghiệm của khách hàng và quản lý hệ thống được tốt hơn.

Tùy vào nhu cầu cầu đơn giản hay nâng cao, mà việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là cần thiết hay không.

Trường hợp thứ 2, khách sạn đã rõ về nhu cầu tính năng của phần mềm quản lý khách sạn, nhưng phân vân lựa chọn phần mềm phù hợp

Nếu bạn đang phân vân vì không biết rõ phần mềm mà mình định lựa chọn có phù hợp hay không, thì đừng quá bận tâm. Bởi đó là vấn đề mà khách sạn nào trong quá trình tìm hiểu, lựa chọn cũng gặp phải.

Từ thực tế cho thấy, sau một quá trình sử dụng, bạn mới rõ phần mềm hiện tại là có phù hợp hay không, từ đó sẽ quyết định là gắn bó hoặc tìm một giải pháp khác thay thế. Chính vì vậy, việc dùng thử trước khi chi trả là một điều nên làm. Và các giải pháp quản lý khách sạn trả tiền theo tháng luôn là lựa chọn hữu hiệu, hợp lý về mặt tài chính hơn là trả tiền trọn gói.

Cho nên, trước khi quyết định có trả tiền cho phần mềm quản lý khách sạn nào đó hay không, hãy trao đổi với nhà cung cấp, để làm rõ nhu cầu của bạn cũng như năng lực đáp ứng của phần mềm. Bởi vì nếu bạn là chủ, hoặc quản lý khách sạn, bạn sẽ hiểu rõ và biết việc quản lý khách sạn của mình đang vận hành thế nào, thiếu sót ở đâu và cần hỗ trợ về mặt hệ thống, cũng như tầm nhìn phát triển khách sạn của mình như thế nào.

Và hơn thế, để đôi bên thống nhất, hỗ trợ, và đồng hành trong suốt thời gian sử dụng, không chỉ là lúc miễn phí, mà cả khi cần bảo trì, nâng cấp hệ thống. Nhà cung cấp cần thể hiện sự chuyên nghiệp thông qua việc hỗ trợ, chỉ dẫn cách sử dụng các tính năng trong suốt quá trình sử dụng.

Đặc biệt, với một số khách sạn có nhu cầu sử dụng riêng biệt, cần những tính năng chuyên môn không có sẵn, thì nhà cung cấp cũng cần lập trình, phát triển riêng những tính năng đó cho khách sạn.

Một vấn đề khác cũng cần quan tâm, chính là bảo mật khi bị đánh cắp, rò rỉ thông tin quản lý của khách sạn, để tránh rủi ro này hãy tìm hiểu các phiên bản miễn phí hoặc cơ bản của các phần mềm thu phí. Bởi nếu nhân viên thao tác sai, làm hỏng, hoặc mất toàn bộ dữ liệu thì vẫn có thể khôi phục, đảo ngược hành động này một cách dễ dàng từ các phần mềm thu phí. Vì những chúng được vận hành bởi các đơn vị uy tín, có trách nhiệm nên rủi ro về dữ liệu sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn.

Tổng quan lại, khách sạn tùy vào quy mô vận hành, nhu cầu quản lý mà lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ miễn phí, hoặc thu phí cho phù hợp. Nhưng các tính năng cần có trong phần mềm quản lý khách sạn miễn phí để khách sạn hoạt động ổn định và hiệu quả phải bao gồm: quản lý bán phòng, quản lý thu chi, tổng hợp và báo cáo, đồng bộ các kênh đặt phòng… Cho nên, hãy tham khảo kỹ trước khi lựa chọn bất kỳ phần mềm nào, để việc vận hành diễn ra được suôn sẻ và liền mạch nhất có thể.

Với phần mềm quản lý khách sạn Blue Jay PMS, cả 2 mô hình phần mềm quản lý khách sạn miễn phí nêu trên đều đang được vận hành, để tiếp cận đến từng nhóm đối tượng khách hàng phù hợp. Song song với điều này, giai đoạn hiện tại khi phải giãn cách xã hội, việc kinh doanh bị trì trệ, Blue Jay PMS đang đồng hành cùng các khách sạn với chính sách miễn phí trong suốt thời gian này, để các khách sạn thêm nguồn lực và giảm bớt chi phí cho các khoản chi.