Blue Jay POS đang cung cấp phần mềm quản lý Spa miễn phí đến hết năm 2022, đây là cơ hội cho các chủ tiệm Spa lựa chọn để áp dụng cho tiệm của mình, với những tính năng hấp dẫn, đáp ứng được đầy đủ nhu cầu quản lý hiện nay.

Vì sao phần mềm quản lý Spa của Blue Jay POS lại miễn phí trong năm 2022?

Đồng hành cùng tiệm Spa sau đại dịch

Đại dịch chưa thực sự kết thúc, nhưng mọi người dần chấp nhận và học cách sống chung với nó. Khôi phục hoạt động kinh doanh là một trong những bước đầu của điều ấy.  Nhưng đó là một thử thách, khi có rất nhiều vấn đề nảy sinh, như cơ sở vật chất xuống cấp, nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển sang công việc khác, nguồn tiền dự phòng bị bào mòn đáng kể.

Khi sử dụng phần mềm quản lý Spa để vận hành hiệu quả hơn, các tiệm sẽ bỏ ra khoảng 200 - 500 nghìn mỗi tháng. Trước dịch thì không đáng bao nhiêu, nhưng với những khó khăn gặp phải ở trên thì thật đáng cân nhắc.

Nhưng sự cân nhắc ấy sẽ không còn cần thiết, khi mà Blue Jay POS đã miễn phí sử dụng phần mềm quản lý Spa trong năm 2022, để cùng đồng hành với các tiệm phục hồi sau dịch để:

• Tiết kiệm chi phí vận hành, giúp giảm bớt một khoản phí nhưng vẫn có được những tính năng hỗ trợ quản lý, đồng hành đắc lực, giúp sớm quay trở lại thị trường và hoạt động mạnh mẽ như trước đây.
• Phục hồi nhanh chóng với số lượng nhân sự hạn chế, khi nhiều hạng mục công việc sẽ được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc cho tiệm.

Lắng nghe để hoàn thiện

Với mục tiêu là tạo ra một phần mềm quản lý Spa tốt, Blue Jay POS cần lắng nghe nhiều hơn nữa để cải thiện, hoàn thiện theo thời gian.

Với chính sách miễn phí sử dụng trong năm 2022 với phần mềm quản lý Spa, lợi ích tiệm Spa nhận lại sẽ không chỉ trong hiện tại, như đã liệt kê ở phần trên, mà còn về tương lai lâu dài – khi có được một phần mềm đáp ứng được đầy đủ nhu cầu, mong muốn trong quá trình sử dụng.

Chính sách áp dụng

Phần mềm quản lý Spa miễn phí sử dụng đến hết năm 2022, chính sách cụ thể như sau:

• Đăng ký hôm nay, miễn phí sử dụng đến hết năm 2022.
• Áp dụng cho các tiệm, cửa hàng kinh doanh Spa, Nail trên toàn quốc và có nhu cầu sử dụng công nghệ để quản lý, vận hành.
• Hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng.
• Nhận các bản nâng cấp, hoàn thiện tính năng mới nhất, sớm nhất.
• Chính sách sử dụng ưu đãi khi hết miễn phí sử dụng.

3 vấn đề khi tiệm Spa không có phần mềm quản lý Spa

Khi vận hành thủ công, không sử dụng phần mềm quản lý Spa thì tiệm sẽ đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức. Chúng sẽ khiến tiệm hoạt động trì trệ, thiếu chuyên nghiệp và không đem lại hiệu quả. Cụ thể những vấn đề, khó khăn của tiệm Spa khi không có phần mềm sẽ được liệt kê như dưới đây.

Tốn kém thời gian

• Phải luôn hỏi, cập nhật xem thợ rảnh vào giờ nào để sắp xếp với khách hàng.
• Phải nhớ để nhắc lịch hẹn với khách hàng bằng điện thoại hoặc SMS.
• Phải luôn điền, cập nhật mới thông tin của khách hàng ngay cả khi họ đến thường xuyên.
• Phải kiểm tra xem nguyên liệu, sản phẩm có còn khi khách hàng muốn thay đổi.
• Phải tính tay số tiền, nhập từng hóa đơn vào sổ sách.

Vì chỉ tốn vài câu hỏi, thao tác là có kết quả nên những liệt kê trên đây thường bị xem là vặt vặt. Dù thế, nếu chúng xuất hiện quá nhiều trong ngày, tiệm sẽ tốn rất nhiều thời gian để thực hiện. Khi có phần mềm hỗ trợ, các thao tác ấy sẽ được tự động hóa, thực hiện ngay lập tức. Thời gian có thể tiết kiệm được, tiệm có thể sử dụng để cải thiện, hoàn thiện dịch vụ để mọi thứ có thể tốt hơn thế nữa.

Khó quản lý dữ liệu

• Mỗi bộ phận có một cách lưu trữ, sắp xếp thông tin, nên việc thống nhất và liên kết để làm việc hiệu quả sẽ khó khăn hơn. Ví dụ: Nhân viên kho ghi thông tin theo cách riêng, không ai đọc được hiểu được. Nếu hôm nào nhân viên kho nghỉ là không thể biết chính xác trong kho còn bao nhiêu sản phẩm để phục vụ khác.
• Nếu thông tin cần cập nhật nhiều, nhất là cùng trường dữ liệu (số lượng sản phẩm, thông tin khách hàng…) sẽ gây lộn xộn, thiếu khoa học. Ví dụ: Sản phẩm vào, ra liên tục trong kho, thì cũng cần cập nhật liên tục, dẫn đến xóa, ghi đèn hoặc nhập sai thông tin.
• Nếu tiệm Spa có quá nhiều thông tin cần lưu trữ, sắp xếp thì khi tra cứu sẽ khó khăn để tìm kiếm. Hãy tưởng tượng về 100 file Excel lưu trữ trong suốt 5 năm làm việc, và nhiệm vụ phải tìm ra trong đó khách hàng nào chi tiêu nhiều nhất để mời họ tham gia bữa tiệc tri ân khách hàng.

Dữ liệu không chỉ là những con số, con chữ vô nghĩa. Chúng còn là minh chứng cho sự vận hành hiệu quả của tiệm Spa. Khi lưu trữ, quản lý không hiệu quả, chủ tiệm Spa sẽ khó đo lường, đánh giá được rằng hiện tại tiệm có làm tốt hay không. Khi lưu trữ, quản lý hiệu quả, bức tranh kinh doanh sẽ hiện ra rõ ràng, và những quyết định chính sách sẽ trở nên chính xác, phù hợp hơn.

Không linh hoạt khi vận hành

• Tài liệu, sổ sách được lưu trữ cố định, muốn chỉnh sửa phải thao tác trực tiếp, nên khó làm việc từ xa. Nếu là tài liệu giấy, thì chỉ mỗi một người được chỉnh sửa. Nếu là file Excel, sẽ không thể đem sang máy tính khác.
• Nếu sử dụng phần mềm cài đặt sẵn, cài máy nào dùng máy đó; thiết bị hỏng là không thể sử dụng được.
• Không thể cùng làm việc, hiệu quả công việc sẽ bị kéo xuống. Không có phương án dự phòng và đồng bộ liên tục, khi gặp rủi ro sẽ mất mát luôn.

Khi tiệm Spa vận hành không linh hoạt, thiếu phương án dự phòng và cải thiện hiệu suất, mọi rủi ro đều sẽ trở nên nguy hiểm và khó khắc phục.

Những điều ấy có thể rất quan thuộc, khi trước nay bạn chưa có phần mềm hoặc áp dụng công nghệ để quản lý; hoặc sẽ xảy ra, nếu tiệm Spa chưa quyết định sử dụng phần mềm quản lý Spa ngay bây giờ.

Các tính năng trong phần mềm quản lý Spa mà tiệm Spa cần có

Phần mềm quản lý Spa cung cấp nhiều tính năng, đáp ứng được các nhu cầu quản lý tiệm Spa. Tùy vào mô hình và cách vận hành, chúng sẽ hỗ trợ tiệm Spa, giúp tiệm hoạt động được tốt hơn với một chi phí tiết kiệm.

Quản lý hạng mục

Tiệm Spa có rất nhiều hạng mục cần quản lý, khi tích hợp vào phần mềm quản lý Spa thì chúng sẽ được hệ thống vào một đầu mối quy nhất để theo dõi, quản lý, bao gồm:

• Nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, lịch làm việc, thông số lương/phụ cấp/hoa hồng của từng nhân viên, tài khoản truy cập website.
• Khách hàng: Quản lý chặt chẽ thông tin khách hàng, theo dõi quá trình điều trị hoặc sử dụng dịch vụ, nhắc hẹn khách hàng nếu có lịch hẹn, gửi thông báo chúc mừng sinh nhật khách, tích điểm hoặc tặng voucher cho khách hàng thân thiết…
• Sản phẩm: Định lượng khối lượng nguyên liệu sẽ dùng cho các dịch vụ, gói dịch vụ, liệu trình để quản lý, giảm thất thoát. Quản lý hoa hồng riêng của từng loại sản phẩm.
• Dịch vụ, gói dịch vụ, liệu trình: Liên kết với thợ, nguyên liệu hiện có để cập nhật các dịch vụ có thể đáp ứng với khách hàng, phân tích tần suất sử dụng các dịch vụ để cung cấp các thông tin giúp tiệm spa hoàn thiện, cải tiến tốt hơn, từ đó nâng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Quản lý tiệm Spa theo danh mục giúp bạn có thể theo dõi toàn bộ tài sản, và các thay đổi của nó trong thời gian thực, để có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về quy mô, cũng như khả năng đáp ứng các dịch vụ tại tiệm Spa của mình.

Cấp quyền cho thu ngân

Thu nhân, nhân viên quầy là người kết nối giữa khách hàng và dịch vụ của tiệm Spa, do vậy cũng cần được trao quyền quản lý, cung cấp các tính năng cần thiết trên phần mềm quản lý Spa, cụ thể như là:

• Quản lý lượt đặt chỗ: Kiểm tra và điều phối thợ cho các dịch vụ mà khách có nhu cầu, cập nhật thông tin họ vào hệ thống.
• Quản lý hóa đơn: Tạo hóa đơn cho các dịch vụ mà khách sử dụng, xuất thông tin để khách thanh toán bằng nhiều hình thức, thuận tiện cho tiệm Spa lẫn khách hàng và lưu vào hệ thống để làm báo cáo.
• Quản lý lịch hẹn: Tiếp nhận lịch hẹn, điều phối thợ phụ trách, nhắc lịch hẹn khi gần đến lịch, hoặc cập nhật các thay đổi (nếu có).
• Quản lý chấm công: Không còn phải chấm công bằng sổ sách hay thủ công, khi sử dụng phần mềm thì chấm công hàng ngày sẽ được thực hiện tự động, thông qua hệ thống, giúp việc tính lương nhân viên diễn ra nhanh chóng, chính xác và tự động.

Khi thu ngân, nhân viên quầy được hỗ trợ làm việc bằng phần mềm quản lý Spa miễn phí, các công việc sẽ nhanh chóng và đơn giản hơn, bởi một số hạng mục sẽ được thực hiện tự động. Thời gian dư ra sẽ giúp họ làm được nhiều việc khác, và cũng giúp tiệm không cần phải tuyển quá nhiều người cho vị trí này.

Khi nhân viên quầy được hỗ trợ làm việc bằng phần mềm quản lý, các công việc sẽ nhanh chóng và đơn giản hơn.

Quản lý khách hàng

Tiệm Spa cần quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học, hiệu quả, bởi đó là nguồn thông tin quan trọng, giúp xây dựng chiến lược Marketing, nắm bắt nhu cầu và mua sắm các nguyên liệu sản phẩm phù hợp. Tính năng quản lý khách hàng trong phần mềm quản lý Spa sẽ giúp tiệm:

• Cập nhật thông tin khách hàng: Phần mềm tự động cập nhật, lưu trữ thông tin khách hàng khi họ đặt lịch, hoặc cung cấp thông tin tại quầy lễ tân của tiệm Spa.
• Lưu lịch sử điều trị, sử dụng dịch vụ: Việc lưu trữ sẽ hữu ích khi khách hàng quay trở lại, họ có thể sử dụng tiếp dịch vụ, sản phẩm mà trước đó đã đem lại sự hài lòng. Thông tin này cũng cho biết sản phẩm nào bán chạy, được sử dụng nhiều, hay dịch vụ nào được ưa chuộng nhất và thêm nhiều thông tin hữu ích khác.

Thông tin khách hàng rất quan trọng, nó giúp người quản lý nhận diện tệp khách hàng phù hợp với tiệm của mình, giúp thu ngân biết khách hàng của mình là ai và đã từng sử dụng dịch vụ gì, cũng như thợ biết các yêu cầu hay đặc điểm riêng của từng khách hàng để điều chỉnh dịch vụ cho phù hợp.

Quản lý lịch hẹn

Một tiệm Spa chuyên nghiệp là tiệm sắp xếp khoa học, hợp lý các lịch hẹn giữa khách hàng và thợ, đảm bảo sự hài lòng cũng như thuận tiện nhất cho mọi người. Trong phần mềm quản lý Spa, tính năng lịch hẹn cung cấp cho tiệm các khả năng sau:

• Hiển thị lịch hẹn trực quan, dễ nhìn dễ theo dõi với các chế độ nhìn như theo ngày, tuần, tháng hoặc lịch biểu, giúp bạn có thể biết được thời gian tới sẽ có cuộc hẹn nào, và cần chuẩn bị những gì đến đáp ứng.
• Quản lý và theo dõi lịch hẹn: Quản lý và thay đổi lịch hẹn, thay đổi màu sắc các trạng thái lịch hẹn (tạo lịch hẹn, đang đợi, đang thực hiện, đã thanh toán, đã hủy…), giúp việc theo dõi, đo lường trở nên dễ dàng và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Khi được quản lý khoa học, các lịch hẹn sẽ trở nên rõ ràng, được điều phối hợp lý, giúp tiệm vận hành suôn sẻ và khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng vì không bị trùng, chờ đợi quá lâu cho mỗi lần ghé và sử dụng dịch vụ.

Quản lý công, chấm lương

Tính năng quản lý công, chấm lương giúp tiệm Spa ít tốn thời gian hơn trong việc đong đếm, tính toán từng ngày nghỉ phép để tính công, khi mọi thứ đã được tự động, cụ thể:

• Kết nối với danh sách nhân viên, thợ và cập nhật tình trạng làm việc hàng ngày với 4 trạng thái: đi làm, nghỉ có lương, nghỉ không lương, nghỉ nửa ngày không lương để tính lương mỗi tháng.
• Tự động tính hoa hồng khi thợ thực hiện các dịch vụ, hoặc bán các sản phẩm tại tiệm Spa.

Lương thưởng là vấn đề nhạy cảm, nhưng vì thế lại càng cần rõ ràng và minh bạch. Khi áp dụng phần mềm vào quản lý và tính công, số ngày nghỉ phép, hoa hồng… đều sẽ được cập nhật nhanh nhạy, rõ ràng và chắc chắn, giúp nhà quản lý tính toán và trả lương đúng người, đúng mức.

Marketing Tool

Marketing Tool cung cấp những tính năng chăm sóc, kết nối với khách hàng, giúp tiệm cải thiện thương hiệu và tăng nhận diện trên các internet. Các tính năng cụ thể bao gồm:

• Xây dựng và triển khai các chiến dịch SMS: Gửi tin nhắn đến khách hàng với những điều kiện cụ thể, như số lần đã giao dịch, số tiền đã chi, có dịch vụ hay sản phẩm mới…
• Nhắc lịch hẹn khi đến hẹn, thay vì tiệm phải kiểm tra và nhắc lịch hẹn thủ công, phần mềm sẽ tự động thực hiện dựa trên các cài đặt sẵn, như nhắc trước bao lâu, nội dung như thế nào… để đảm bảo khách không quên, nhớ sai lịch đã hẹn với tiệm.
• Chăm sóc khách hàng: Phần mềm sẽ gửi thông báo chúc mừng, tặng kèm mã ưu đãi cho khách hàng có sinh nhật trong tháng.
• Kết nối, hoặc cung cấp nền tảng nhắn tin để giao tiếp với khách hàng.
• Gửi khảo sát, yêu cầu đánh giá chất lượng dịch vụ sau khi hoàn thành.

Khi được tùy biến dựa trên nhu cầu và ý tưởng của tiệm Spa, các công cụ này sẽ phát huy hết công năng, giúp tiệm cải thiện thương hiệu và tăng nhận diện một cách mạnh mẽ, khác biệt rõ ràng với các đối thủ hiện có trong khu vực.

Báo cáo

Phần mềm quản lý Spa sẽ cung cấp các tùy chọn báo cáo để tiệm Spa theo dõi, đánh giá mức độ kinh doanh hiện tại là hiệu quả đến mức nào. Các báo cáo diễn ra ở nhiều cấp độ, cụ thể:

• Báo cáo tổng quan theo ngày, cung cấp thông tin sơ lược để tiệm Spa nắm bắt một cách nhanh chóng.
• Báo cáo doanh thu cung cấp thông tin tài chính của tiệm, để đánh giá mức độ hiệu quả trong từng thời điểm nhất định.
• Báo cáo thống kê chỉnh sửa, giúp tiệm Spa quản lý các thay đổi trong báo cáo, kiểm soát chặt chẽ các thay đổi, tránh thất thoát, nhầm lẫn hoặc gian lận.
• Cung cấp hóa đơn bán hàng, dịch vụ để khách thanh toán và lưu thông tin
• Báo cáo sản phẩm, dịch vụ, nhân viên, khách hàng… để nắm bắt tài nguyên và tiềm lực hiện có của tiệm Spa.

Phần mềm quản lý Spa giúp chủ tiệm nhìn rõ bức tranh kinh doanh, mọi thứ trở nên rõ ràng và minh bạch, để có những quyết sách phù hợp hơn.

Cung cấp Website cho spa

Khi khách hàng tìm kiếm, website có thể trở thành nơi đầu tiên mà khách hàng tìm đến, do đó – hãy đảm bảo rằng tiệm Spa của bạn có một website chỉnh chu, chất lượng và đủ ấn tượng để giữ chân người đọc. Nếu tiệm Spa chưa có, Blue Jay POS sẽ hỗ trợ bằng cách tạo ra một website đạt chuẩn, đem lại các lợi ích sau cho tiệm Spa:

• Tạo ấn tượng ban đầu với người đọc, chuyển đổi họ thành khách hàng tiềm năng.
• Cung cấp thông tin, dịch vụ cho người đọc tham khảo, giúp nhân viên quầy giảm bớt khối lượng công việc.
• Cung cấp nền tảng đặt chỗ trực tuyến, giúp khách hàng chủ động sắp xếp thời gian hơn.

Website là kênh thông tin hữu hiệu, giúp khách hàng dễ dàng tìm đến, tiếp cận với tiệm Spa. Tuy đây là giải pháp độc lập với phần mềm quản lý Spa, nhưng trong đây luôn là chiến lược song hành được nhiều tiệm Spa lựa chọn, để đem lại hiệu quả tốt nhất.

Mong muốn của Blue Jay POS với các tiệm Spa trong giai đoạn này

Với chính sách miễn phí sử dụng đến hết năm 2022, Blue Jay POS mong muốn rằng các tiệm Spa trong giai đoạn này sẽ làm quen và áp dụng công nghệ vào quản lý nhiều hơn, lựa chọn đúng và tìm được phần mềm phù hợp với mô hình tiệm Spa của mình, cũng như sẽ sớm khôi phục mạnh mẽ và tiến xa hơn trong lĩnh vực này.

Khi công nghệ được áp dụng bài bản, tiệm Spa sẽ vận hành trơn tru, tối ưu nhiều công đoạn, từ đó thêm thời gian và nguồn lực để cải thiện chất lượng, dịch vụ hiện có tại tiệm, để có nhiều hơn nữa những phản hồi tích cực từ khách hàng.

Khi phần mềm quản lý Spa miễn phí dài lâu, tiệm sẽ có thêm nhiều thời gian để học hỏi, vận hành, từ đó khai thác hiệu quả và đem lại lợi thế trong kinh doanh cho tiệm của mình cũng như đáp ứng được các nhu cầu trong tương lai.