Nhiều nhà hàng đang tích cực tích hợp POS vào hệ thống quản lý, để tiết kiệm thời gian và vận hành tốt hơn. Nhiều nhà hàng khác lại băn khoăn, vì nó quá mới mẻ. Nếu bạn đang băn khoăn, bài viết này sẽ là câu trả lời về lợi ích của việc tích hợp POS vào nhà hàng.

Đặt vấn đề

Nhà hàng Blue Jay chiều nay lúc 2h sẽ đón một vị khách là An đặt bàn trước qua website, với khẩu phần cho 3 người kèm set menu chọn trước.

Trên thực tế, đó là khách VIP của nhà hàng, lần đặt bàn đầu tiên là cách đây 6 tháng và hiện tại là lần thứ 7. Trong 6 lần trước đó, và cả hiện tại, anh ấy luôn đặt trước các món, với khẩu phần cho trên 3 người, và chi tiêu trung bình là 3.600.000 đồng.

Làm thế nào nhà hàng có thể thống kê chi tiết những thông tin như vậy? Tất cả là nhờ phần mềm POS được nhà hàng tích hợp vào hệ thống.

Xu hướng những năm gần đây, nhiều nhà hàng đã chuyển sang tích hợp POS vào hệ thống, thay thế cho các phương thức vận hành cổ điển, thủ công trước đó. Sự chuyển dịch này tạo nên nhiều thay đổi tích cực, giúp các nhà hàng quản lý được nhiều khía cạnh trước và sau gian bếp, như đặt chỗ và giao hàng online, quản lý nhân viên, quản lý kho, xây dựng chương trình khách hàng thân thiết… Lợi ích thiết thực nhất, là nhân viên sẽ làm được nhiều hơn với một khoảng thời gian tốn ít hơn, và giảm đi nhiều sai sót thường gặp.

Như tình huống vị khách VIP nêu trên, chính nhờ việc tích hợp POS vào nhà hàng Blue Jay, giúp chủ nhà hàng biết được vị khách đó đã chi bao nhiêu trong những lần ghé thăm trước đây.

Xu hướng gần đây, nhiều nhà hàng đã chuyển sang tích hợp POS vào hệ thống, thay cho các phương thức vận hành cổ điển như trước.

3 câu hỏi cơ bản về tích hợp POS vào nhà hàng

POS nhà hàng là gì, tích hợp POS nhà hàng là gì?

POS nhà hàng là hệ thống xử lý giao dịch bao gồm phần mềm và phần cứng, có thể hoạt động độc lập, hoặc riêng lẻ, giúp nhà hàng xử lý và thực hiện các thanh toán, hóa đơn giao dịch. Ngoài chức năng giao dịch, POS nhà hàng còn có thêm nhiều tính năng khác, đặc biệt là khi tích hợp với các công cụ, phần mềm quản lý nhà hàng. Khi ấy, chúng sẽ giúp, cải thiện đáng kể hoạt động kinh doanh của nhà hàng, cụ thể là:

• Giúp nhà hàng đưa ra quyết định nhanh hơn, và tự động hóa các quyết định được lập trình.
• Nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động cho nhà hàng
• Nâng cao trải nghiệm của khách hàng, khiến họ hài lòng hơn.

Tóm lại, POS nhà hàng giúp bạn quản lý nhà hàng hiệu quả, và đem lại năng suất tốt hơn. Cho nên, nếu chưa tích hợp công cụ này, hãy tích hợp ngay lập tức.

Vậy tại sao cần tích hợp POS vào hàng?

Theo cách sử dụng phổ biến nhất, POS được dùng để xử lý các khoản thanh toán, theo dõi hiệu suất doanh thu, tìm ra các món được đặt nhiều nhất và tính toán, thống kê tài chính. Nhưng POS thông thường không lưu dữ liệu khách hàng, mà chỉ lưu thông tin đơn hàng, nên để biết ai đứng sau thì cần có thêm CRM để hỗ trợ. Khi 2 hệ thống này được tích hợp, sử dụng chung trong việc quản lý nhà hàng bằng công nghệ, bạn sẽ có cái nhìn sâu hơn, rõ ràng hơn về khách hàng của mình.

POS hoạt động trong hệ thống nhà hàng như thế nào?

POS là trung tâm thu thập dữ liệu của nhà hàng, flow (dòng chảy) của POS là như sau: (1) Dữ liệu phát sinh từ thiết bị đầu cuối, như là máy POS cầm tay, phần mềm hay website đặt bàn cho khách hàng), (2) đi đến máy chủ POS, rồi (2) chuyển lên đám mây, đến hệ thống xử lý trung tâm và (3) phản hồi ngược lại trên các thiết bị đầu cuối. Xuyên suốt quá trình này, toàn bộ dữ liệu đều được mã hóa đầu cuối, biến cả hệ thống thành một dòng chảy khép kín, an toàn.

Flow khi khách hàng đặt chỗ online qua webiste nhà hàng.

Hình minh họa trên đây mô tả flow khi khách An ở đầu bài khi gửi yêu cầu đặt bàn đến nhà hàng Blue Jay. Toàn bộ quá trình diễn ra trong vài mili giây ngắn ngủi, phản hồi gần như ngay lập tức sau khi yêu cầu được gửi đi. Nếu khách hàng Biên thao tác đặt chỗ hoặc thanh toán trực tiếp tại máy POS, hoặc không còn chỗ lúc 2h cho khách A, thì quy trình và flow cũng sẽ tương tự như trên.

Lợi ích của việc tích hợp POS là gì?

Khi tích hợp POS vào nhà hàng, việc vận hành của nhà hàng sẽ được chuyển đổi theo 2 hướng chính, bao gồm trải nghiệm của khách hàng và cải thiện tính năng báo cáo cho nhà hàng. Cụ thể sẽ được nêu trong phần dưới đây.

Điều chỉnh, cải thiện trải nghiệm khách hàng

Khi được tích hợp vào hệ thống quản lý nhà hàng, POS giúp thu thập, hệ thống hóa các nhóm dữ liệu mà trước đây không có sẵn, giúp nhà hàng một cái nhìn rõ ràng, trực quan và sâu sắc hơn về từng khách hàng. Điều này cho phép họ điều chỉnh, cải thiện tạo ra những trải nghiệm phù hợp với từng khách hàng hơn. Chúng được gọi là cá nhân hóa trải nghiệm, khái niệm mà nếu không có hệ thống dữ liệu khách hàng đủ đầy, thì sẽ không thể nào tạo ra như ý muốn.

Ngoài cá nhân hóa trải nghiệm, nhà hàng còn có thể cá nhân hóa các chiến dịch Marketing. Ví dụ, khách hàng Biên thường xuyên chọn sushi, thì khi có mẫu sushi mới thì hoặc gửi SMS mời dùng thử hoặc khuyến mãi đặc biệt cho vị khách đó.

Bằng cách xây dựng trải nghiệm quanh việc cá nhân hóa, nhà hàng có thể tận dụng tối đa sức mạnh của POS để xây dựng, phát triển mối quan hệ với khách hàng. Mục tiêu cơ bản của việc này, chính là giữ chân và khuyến khích họ chi tiêu nhiều hơn. Không chỉ với khách hàng VIP như khách An, mà còn là những vị khách Biên, Chính… khác đang hài lòng với những gì mà nhà hàng đang có.

Chúng cũng sẽ là cơ sở để nhà hàng xây dựng các chương trình, chiến lược Marketing phù hợp. Ví dụ, để xây dựng chương trình khách hàng thân thiết, phân cấp dựa trên chi tiêu kể từ lúc đăng ký, nhà hàng sẽ đối mặt với rủi ro là: quyền lợi bỏ ra cho khách hàng nhiều hơn doanh thu thu về của họ. Để giải quyết, hãy phân nhóm khách hàng dựa trên chi tiêu, xác định mức chi trung bình của từng nhóm rồi xây dựng cấp bậc theo đó kèm quyền lợi cụ thể, thông qua báo cáo từ POS. Điều này giúp việc phân bậc, nâng hạng phản ánh chính xác tệp khách hàng hiện tại, và cũng không làm các nhóm hạng khách hàng có sự chênh lệch quá lớn.

Tổng hợp và báo cáo doanh thu

Cụ thể, POS giúp thu thập và tổng hợp, hệ thống thông tin tài chính, thông qua các đơn hàng mà khách hàng đã đặt, thanh toán trên hệ thống.

Việc hệ thống này giúp giảm sai sót do nhập liệu, tiết kiệm thời gian vì tự động hóa toàn bộ, và cuối cùng – chúng cũng sẽ tự động xuất báo cáo vào những thời điểm chỉ định, giúp bạn theo theo dõi và đo lường tình hình tài chính nhất quán, hiệu quả hơn. Chúng cũng giúp bạn theo dõi tình hình tài chính theo thời gian thực, và ngay lập tức giải quyết bất kỳ vấn đề, rủi ro nào ảnh hưởng đến hoạt động tổng thể của nhà hàng.

Có 2 loại báo cáo quan trọng mà nhà hàng có thể trích xuất từ POS, phục vụ việc quản lý, vận hành chung, bao gồm:

• Báo cáo doanh thu tổng thể và chi tiết: Tổng thể doanh thu trong một thời điểm, chi tiêu trung bình, lượt đặt bàn nhiều nhất… sẽ giúp nhà hàng biết được đâu là thời điểm, là người đem lại doanh thu lớn nhất cho nhà hàng. Những thông tin đó sẽ là cơ sở để đo lường, đánh giá mức độ kinh doanh, và xây dựng những ưu đãi, trải nghiệm cho phù hợp.
• Báo cáo thực đơn, order món: Nếu Salad cá ngừ là món được order nhiều nhất trong tháng, thì đó có phải món hấp dẫn nhất không? Chưa chắc, bởi nếu các lượt order là của các khách hàng khác nhau, và không có ai đặt lại lần 2 – thì chứng tỏ rằng, mọi người order vì tò mò, chứ nó không đặc biệt để mọi người thử thêm lần nữa, hoặc giới thiệu khi đi cùng một người khác. Với cách quản lý bình thường, bạn sẽ không biết được điều ấy, nhưng với POS, vấn đề được giải quyết ngay lập tức, chỉ sau vài lượt báo cáo chuyên sâu.

3 tính năng phải có trong giải pháp tích hợp POS cho nhà hàng

Với các giải pháp khác nhau, sẽ có những tính năng, cách vận hành khác nhau, nhưng dù lựa chọn giải pháp nào đi chăng nữa – cũng hãy tìm kiếm và xác định chúng sẽ cung cấp 3 tính năng quan trọng sau.

Tính linh hoạt

Tính linh hoạt phản ánh sự tương thích đa thiết bị, đa nền tảng và có thể vận hành, tích hợp với các hệ thống, nền tảng khác mà không gặp bất kỳ trục trặc, vấn đề nào. Chúng sẽ giúp bạn chuyển đổi, kết hợp, vận hành các nền tảng, hệ thống không giới hạn, giúp phát huy tối đa năng lực của chúng khi kết hợp với nhau.

Bảo mật dữ liệu

Vấn đề đặt ra là, khi kết nối POS với cơ sở dữ liệu khách hàng (CRM) thì độ nhạy cảm của dữ liệu tăng gấp đôi, bởi chúng vừa gồm thông tin bán hàng, và thông tin cá nhân của khách hàng.

Do vậy, yêu cầu phải có là dữ liệu phải được mã hóa, chỉ người được cấp quyền là đọc được. Ngoài ra, POS cũng cần cung cấp các giải pháp bảo mật như xác thực OTP, chỉ cấp quyền truy cập cho IP nội bộ… Do vậy, hãy chắc chắn rằng POS mà bạn đang sử dụng, hoặc cân nhắc sử dụng là đảm bảo được yếu tố đó.

Bảo vệ quyền riêng tư

Nếu bảo mật dữ liệu là tránh dữ liệu bị truy cập một cách cố ý, thì bảo vệ quyền riêng tư ngăn chặn việc dữ liệu bị chia sẻ cho bên thứ 3 một cách cố tình. Đó có thể là việc nền tảng cung cấp POS thu thập thông tin liên lạc của khách hàng và gửi email đến cho họ, hoặc bán những thông tin đó cho một đơn vị khác liên quan.

Dù rằng, quyền riêng tư trong thời đại hiện nay là một thách thức lớn, nhưng điều ấy không có nghĩa rằng mọi người nên xem nhẹ chúng. Khi quan tâm và đảm bảo rằng dữ liệu của khách sạn không bị bán cho bên thứ 3, cả bởi bạn hay nhà cung cấp POS, thì khách hàng sẽ thêm tin tưởng và thoải mái cung cấp chúng một cách dễ dàng hơn.

Những thông tin trên đây phản ánh rõ tầm quan trọng của việc tích hợp POS vào nhà hàng, đặc biệt là thông qua phần mềm quản lý nhà hàng, giúp trải nghiệm của khách hàng được đảm bảo và liền mạch, còn nhà hàng vận hành thêm hiệu quả và chất lượng hơn.