Đặt chỗ trước trong nhà hàng là một trong những công nghệ mới, được nhiều nhà hàng tích cực sử dụng. Tuy nhiên, vì còn mới nên nhiều nhà hàng chưa thể khai thác hết sức mạnh, cũng như đảm bảo chúng vận hành được như ý. Bài viết sau sẽ chỉ dẫn những điều cần thiết và cần biết để đạt được điều ấy.

Đặt vấn đề

Nắm bắt xu hướng phát triển, nhạy cảm với thay đổi, các nhà hàng trong những năm gần đây đã chuyển cách vận hành, nhằm đáp ứng nhu cầu mỗi lúc mỗi khác của thực khách. Một trong những sự thay đổi đó là áp dụng đặt chỗ trước, giúp thực khách linh hoạt đặt chỗ trước khi đến nhà hàng.

50% người được hỏi cho biết – họ thích đặt chỗ trước khi đến nhà hàng, bởi không cần phải xếp hàng chờ đợi mà vẫn có được món mình cần, điều ấy không chỉ là tiện lợi, mà đôi khi còn là đảm bảo trải nghiệm tốt nhất mà họ muốn.

Tuy nhiên, đặt chỗ trước là một giải pháp tương đối mới và nhiều nhà hàng lại không có kinh nghiệm triển khai, nên đôi khi hiệu quả lại không như mong muốn, hay tệ hơn là tạo ra những trải nghiệm đáng quên cho cả nhà hàng lẫn thực khách. Phần tiếp theo, chúng ta hãy nói về tính phù hợp của nó khi áp dụng vào các nhà hàng.

Nhà hàng của bạn có cần đặt chỗ trước không?

Vấn đề đầu tiên và cần phải giải quyết đó là – nhà hàng của bạn có cần đặt chỗ trước không? Nếu bạn cần một câu trả lời đơn giản – thì tùy nhu cầu của nhà hàng, nhưng rõ ràng câu trả lời đúng không đơn giản như vậy, hãy xem xét các yếu tố sau để xác định nhà hàng của bạn có phù hợp với đặt chỗ trước hay không.

Phong cách của nhà hàng

Phong cách nhà hàng sẽ quyết định tầm quan trọng của việc tích hợp đặt chỗ trước trong nhà hàng. Thường thì, chẳng ai muốn đến một nhà hàng cao cấp, sang trọng vào dịp đặc biệt vào cuối tuần, mà phải xếp hàng chờ đợi, hoặc hết bàn không báo trước cả.

Mặt khác, chẳng ai phiền lòng đợi, hoặc chẳng quan tâm nếu một nhà hàng bình dân, ít tên tuổi hết bàn, hết chỗ; và tự họ cũng thấy việc đặt chỗ trước là rất phiền phức, chẳng quan trọng đến mức tốn thời gian cho nó.

Tính phổ biến của nhà hàng

Nếu nhà hàng của bạn nổi tiếng, thường xuyên trong tình trạng quá tải vì thực khách tìm đến rất nhiều, thì hãy nên sớm tích hợp đặt chỗ trước cho nhà hàng hoặc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, dù đó là nhà hàng bình dân hay cao cấp. Bởi chúng sẽ giúp bạn giảm tải, phân bổ khách khoa học và hợp lý trong tiệm, và không làm bất kỳ ai phải phiền lòng.

Quy mô của nhà hàng

Nếu nhà hàng của bạn rộng, có thể phục vụ một lượng lớn thực khách trong cùng thời điểm, thì đặt chỗ trước là không cần. Nhưng nếu nhà hàng của bạn hạn chế, thì đặt chỗ trước là rất cần thiết, để có thể tận dụng tối đa nguồn lực của nhà hàng để phục vụ nhiều thực khách nhất có thể.

Nhà hàng của bạn có cần đặt chỗ trước không? Còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố và điều kiện đi kèm.

3 kênh đặt chỗ nhà hàng khác nhau

Trong rất nhiều năm, việc đặt chỗ trước trong nhà hàng diễn ra theo hình thức gọi điện thoại đến trực tiếp nhà hàng. Tuy nhiên, điều này hiện nay đã thay đổi khi công nghệ nhà hàng lên ngôi, các nhà hàng có thể sử dụng các kênh trực tuyến để thu hút, nhận nhiều lượt đã chỗ hơn.

Dù rằng điện thoại vẫn là nguồn đặt chỗ tuyệt vời, nhưng bổ sung thêm các kênh trực tuyến khác sẽ cải thiện đáng kể khả năng tiếp cận đến nhà hàng của bạn. Danh sách dưới đây là những kênh đặt phòng trực tuyến cho bạn tham khảo.

Đặt chỗ qua kênh chính chủ, hoặc trực tiếp

Đúng như tên gọi, đặt chỗ qua kênh chính chủ giúp nhà hàng toàn quyền kiểm soát trải nghiệm, dữ liệu của thực khách mỗi khi đăng ký. Giải pháp này cũng giúp các nhà hàng ít tốn, hoặc không tốn phí hoa hồng; nhưng hạn chế lại là sẽ phải chủ động thu hút thực khách đăng ký đặt chỗ qua kênh đó, vì vậy nếu nhà hàng chỉ tập trung vào kênh này để thu hút đặt chỗ trước thì vẫn chưa đủ.

Các kênh đặt chỗ chính chủ của nhà hàng bao gồm: website chính thức, gọi điện thoại trực tiếp, liên hệ qua email…

Đặt chỗ qua bên thứ ba

Bên thứ ba là các hệ thống đặt chỗ trực tuyến, đó là các nền tảng chuyên dụng, sinh ra để làm cầu nối giữa nhà hàng và thực khách, giúp các thực khách đặt món và giao nhận dễ dàng nhanh chóng hơn, và các nhà hàng cũng tiếp cận được nhiều thực khách tiềm năng hơn. Tuy nhiên, nhà hàng phải tuân theo những chính sách, yêu cầu chung của các nền tảng, ví dụ phải có giấy phép kinh doanh, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, hoặc chứng nhận đạt chuẩn… cũng như phải tốn các khoản phí ban đầu, hoặc phí tính trên mỗi đơn hàng.

Các kênh đặt chỗ qua bên thứ ba thường là ứng dụng đặt món (Grab, Beamin, Now…), website thương mại điện tử (Tiki, Shoppe…) hay các đơn vị trung gian khác.

Đặt chỗ qua các nền tảng khám phá

Một số nền tảng tìm kiếm như Google, mạng xã hội như Facebook và Instagram cho phép người dùng thực hiện giao dịch trực tiếp trên giao diện chính. Dữ liệu được thu thập từ kênh thông tin chính chủ và các kênh đặt chỗ bên thứ 3, hoặc từ chính các nền tảng. Điều này tạo cơ hội mở, tiềm năng lớn cho các nhà hàng khai thác việc đặt chỗ trên các nền tảng khám phá, cũng như thu hút thêm nhiều thực khách tiềm năng.

Tương tự như việc đặt chỗ qua bên thứ ba, nhà hàng cũng phải tuân theo những chỉ dẫn, quy tắc chung của các nền tảng khám phá. Thường thì, đó là những quy tắc phổ quát, rộng hơn để áp dụng cho tất cả lĩnh vực chứ không riêng gì nhà hàng hay dịch vụ. Và điểm khác biệt cần phải kể đến là các nền tảng khám phá thường không tốn phí trung gian, hoa hồng hay một khoản chi tương tự.

Mỗi kênh đều sẽ có những ưu, nhược điểm riêng, và phù hợp với nhà hàng của bạn cũng theo một cách riêng. Vì vậy, hãy xem xét mục tiêu, thách thức và những gì cần tập trung để lựa chọn kênh đặt chỗ trước cho nhà hàng phù hợp nhất.

Ưu và nhược điểm của việc đặt chỗ trước

Dù rằng đặt chỗ trước là rất quan trọng, nhưng trước khi triển khai thì cần cân nhắc những lợi thế, bất cập của nó để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Ưu điểm của đặt chỗ trước trong nhà hàng

Nói một cách đơn giản, đặt chỗ trước cho phép thực khách đặt bàn trước tại nhà hàng của bạn với khung thời gian đã chọn.

Với thực khách, việc đặt trước giúp họ chủ động được nhiều hơn, từ lịch hẹn cho đến thời gian xuất hiện tại nhà hàng.

Với nhà hàng, đặt chỗ trước vừa giải pháp công nghệ đáp ứng nhu cầu của thị trường, khi ngày càng nhiều người thích đặt chỗ trước và nhìn thấy lợi ích mà nó đem lại; đồng thời, các bộ phận trong nhà hàng sẽ có thêm thời gian chuẩn bị và điều phối nguyên vật liệu, bàn để đảm bảo khi khách đến là trải nghiệm tốt nhất có thể.

Thực khách trong quá trình đặt chỗ cũng sẽ cung cấp thông tin liên hệ cho nhà hàng, cho phép nhà hàng xây dựng cơ sở dữ liệu, phục vụ các đo lường, triển khai các chiến dịch tiếp thị trong tương lai.

Tóm lại, đặt chỗ trước giúp mọi người chủ động hơn, và cải thiện trải nghiệm tại nhà hàng nhiều hơn.

Nhược điểm của đặt chỗ trước trong nhà hàng

Bên cạnh những lợi ích mà đặt chỗ trước đem lại, thì cũng còn thêm một vài yếu tố khác mà bạn cần xem xét, và cảnh giác khi triển khai.

Đầu tiên, nếu nhà hàng chưa có kinh nghiệm với đặt chỗ trước, việc thiết lập hệ thống mới sẽ tốn kém nhiều thời gian và tiền bạc. Đây sẽ là một khoảng đầu tư một lần đáng cân nhắc, bởi chúng giúp nhà hàng cải thiện doanh thu theo thời gian hơn rất nhiều.

Một vấn đề khác là cân bằng giữa đặt bàn trực tiếp và đặt chỗ trước, khi các hệ thống đặt chỗ trước hiện tại không hỗ trợ đo lường và giúp nhà hàng cân bằng 2 hình thức đặt chỗ. Sẽ như thế nào nếu thực khách đặt chỗ nhưng không đến, và những khách đặt trực tiếp phải ra về bởi hết bàn cho họ? Cách giải quyết cho vấn đề này là đặt cọc khi đặt chỗ trước, hoặc hủy đặt chỗ nếu quá thời gian quy định mà thực khách không đến, chúng sẽ được trình bày chi tiết hơn trong phần dưới.

Về cơ bản, nguyên nhân gây nên những vấn đề trên là phía quản lý nhà hàng thiếu kinh nghiệm, hoặc chưa biết cách khai thác hiệu quả, chứ không phải từ đặt chỗ trước gây nên.

Đặt chỗ trước trong nhà hàng là một công nghệ hiện đại, đem lại nhiều lợi ích cho nhà hàng. Cho nên, nếu bạn đang cần một sự thay đổi để tạo ra nhiều khác biệt, cụ thể là doanh thu cho nhà hàng thì đây là lúc để bắt đầu.